Приказ о подотчетных лицах. Образец 2019 года

Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

Внутренний документ о порядке расчетов с подотчетными лицами по выданным денежным средствам на хозяйственные нужды разрабатывается в организации, чтобы обеспечить полный контроль движения подотчетных сумм, их целевого использования и правильного отражения в бухгалтерском учете.

При разработке Положения необходимо пользоваться нормативными документами, регламентирующими отношения участников и их действия:

  • указанием ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
  • законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
  • приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
  • Трудовым кодексом РФ.

Положение может являться приложением к учетной политике, а может быть и самостоятельным локальным документом.

Подробнее о нормативных документах, регламентирующих движение подотчетных сумм, прочтите в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно п. 5 указания № 3210-У, работник — это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера.  Это значит, что получить деньги может как штатный сотрудник, так и подрядчик со стороны.

В данном пункте Положения можно дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги работникам:

  • административно-хозяйственные,
  • представительские,
  • командировочные.

А можно на усмотрение руководства издать отдельный приказ об утверждении списка хозяйственных расходов и сумм, в пределах которых будут выдаваться денежные средства. Подотчетные суммы, превышающие указанные в приказе, должны утверждаться руководителем дополнительно.

Сроки, на которые подотчетник может получить деньги, также определяются руководством и могут быть одновременно прописаны в приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита. В самом же Положении следует указать, что конкретные сроки на определенные подотчетные суммы указаны в отдельном приказе. Для неоговоренных в приказе случаев следует зафиксировать пункт в Положении, определяющий общий максимальный срок подотчета, например не более месяца.

Приказ о подотчетных лицах. Образец 2019 года

Список работников, имеющих право получать денежные средства на хозяйственные расходы облегчит работу бухгалтера. Его можно представить в данном Положении в виде перечня должностей. Конкретные же фамилии лучше собрать в специальный список подотчетных лиц и издать отдельным приказом, чтобы не переиздавать все Положение из-за внесения в список дополнительного подотчетного лица.

Как правильно составить приказ, узнайте из статьи «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец-2017-2018».

При разработке Положения о расчетах с подотчетными лицами в 2018 году можно установить право работника получать денежные суммы на хозяйственные нужды не только наличным, но и безналичным путем, используя при этом:

  • корпоративную карту компании;
  • личные банковские карты сотрудника.

Делать это можно на основании заявления работника либо приказа руководителя (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Если деньги выдаются по заявлению, то в нем работник указывает данные своей карты.

При этом как любой другой распорядительный документ, он должен включать в себя ряд определенных данных, в частности:

  • номер и дату составления;
  • наименование компании;
  • полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, ФИО;
  • максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
  • цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Как оформить приказ С точки зрения оформления приказ также достаточно вариативен: его можно создавать в рукописном формате или печатать на компьютере, используя стандартный лист А4 (или даже А5) формата или фирменный бланк компании.При этом приказ обязательно должен быть удостоверен автографом руководителя фирмы или иного лица, уполномоченного на визирование подобного рода документов.

При этом документ обязательно должен быть передан на подпись директору компании, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным. Можно ли обойтись без приказа Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера, тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом.

Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.

Приказ о подотчетных лицах. Образец 2019 года

Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора. На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа.

Важно

important

Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы.

Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным. Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение. Правила составления документа Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

  1. Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре.

Но на практике в случае отсутствия распоряжения проверяющие органы (налоговая служба или трудовая инспекция) могут наложить штрафные санкции за нарушение кассовых правил (см. ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

  • на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 рублей;
  • на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Образец приказа о назначении подотчетных лиц 2018 Образец приказа на подотчетные суммы оформляется в произвольной форме. Чаще всего в единственном экземпляре. В нем нужно указать:

  • регистрационный номер и дату составления;
  • наименование компании;
  • полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, Ф.И.О.;
  • максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
  • цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Распоряжение должен подписать директор компании.

Без его подписи оно считается недействительным.

Инфо

info

При определении конкретного подотчётного срока организации неоспоримо его следует соблюдать. Иначе налоговая инспекция может оштрафовать предприятие в связи с отсутствием оприходования суммы в кассу.

Размер штрафа регулируется КоАП РФ (п. 1 15 статьи). Это не всегда происходит, но риск есть. Поэтому так важно на основе внутрикорпоративных актов формировать срок выдачи. Таким образом, сроки не установлены, их определяет сам субъект. Данные фиксируются в локальных актах.

Внимание

attention

Порядок выдачи средств под отчет

  1. Определяем список сотрудников, которые по служебной необходимости имеют право на получение денег из кассы предприятия или на банковскую карту.
  2. Издаем распоряжение, в котором, помимо перечня работников, прописываются цели пользования деньгами, выданными под отчет.
  3. Разовые выдачи под отчет могут оформляться отдельными распорядительными документами с указанием обязательных реквизитов (см. ниже).

Размер выдаваемых сумм не может быть выше лимита, указанного в приказе. Также сотрудник должен обязательно отчитаться о своих тратах.

Можно ли обойтись без приказа Он необходим, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет. Законодательно штрафы за неверное оформление выдачи денег под отчет не установлены.Приказ о подотчетных лицах. Образец 2019 года

Одним из важных документов при выдаче подотчетных денег является приказ руководителя. Правильно составленный приказ позволит обезопасить компанию от претензий налоговых органов.

В статье подробно рассмотрим как составить приказ на выдачу подотчетных сумм в 2018 году. Порядок оформления выдачи подотчетных сумм С обновлением Центробанком указаний по ведению кассовых операций выдача подотчетных средств теперь ведется по новым правилам.

С 19 августа 2017 года для выдачи подотчетной суммы можно составить только приказ, без написания заявления от сотрудника. Однако, организации не обязаны отменять установленные ранее правила.

К авансовому отчёту прилагаются и сами документы: квитанции, билеты, ордеры и прочее. В формулировках прилагаемой документации должна чётко отражаться информация о том, что затраты были выполнены исключительно в интересах компании.

Авансовый отчёт делается в единичном экземпляре. Согласно законодательству, установленные сроки между формированием отчёта и получением средств не предусмотрены. Но работнику, получившему наличные, рекомендуется подать отчёт не позднее трёх суток с момента истечения срока выдачи денег.

Расходы в налоговом и бухгалтерском учёте Если компания пользуется упрощённой системой налогообложения, документацию по доходам и расходам следует выписывать на имя предприятия. Контролёры настаивают, чтобы в актах или накладных присутствовало наименование организации предпринимателя. Пакет кассовой документации в такой ситуации включает в себя ПКО, оформленный получателем суммы.

В Порядок выдачи денежных средств в подотчет в 2017 году внесены изменения, касающиеся выдачи наличных денег лицам, которые полностью не отчитались за полученные ранее средства. Раньше выдавать деньги должникам по подотчетным суммам было запрещено. Теперь же такое требование исключено (п. 1.3 Указания ЦБР от 19.06.

Приказ о подотчетных лицах. Образец 2019 года

Отметим, что с 19 августа 2018 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Кого называют подотчётными лицами?

  • секретари, которые получают из кассы деньги на приобретение канцтоваров, материалов для оргтехники и прочего офисного оборудования,
  • завхозы, которым деньги выдаются для покупки бытовых или хозяйственных принадлежностей. Также к подотчетным лицам относятся специалисты, часто бывающие в командировках, им авансом под отчет выдаются средства для оплаты билетов, гостиниц, представительских расходов и т.п.,
  • водители, получающие «наличку» для оплаты бензина и прочих топливных жидкостей, запчастей тоже имеют статус подотчетных,
  • бухгалтеры и кассиры предприятий.

Отдельно можно выделить сотрудников филиалов и структурных подразделений, не имеющих самостоятельного баланса и получающих деньги на осуществление хозяйственных и иных расходов из основной кассы предприятия.

Как составить приказ на выдачу суммы под отчет

Закон не устанавливает границ выдаваемых под отчет сумм, поэтому они определяются на каждом предприятии в индивидуальном порядке, в зависимости от существующих возможностей и потребностей.

При этом все расходы, производимые в виде подотчета, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

  1. Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
  2. Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
  3. После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.

Однако размер выдаваемых таким образом финансов не может превышать лимитов, указанных в приказе. Кроме того, работник должен обязательно отчитываться о своих тратах в период, также прописанный в документе.

Если после траты выделенной под отчет суммы образовался какой-то остаток, его необходимо вернуть в кассу, если же, напротив, работнику пришлось доплатить на нужды предприятия из своих, бухгалтер обязан возместить эти расходы. При этом все траты должны быть подтверждены документально.

Следует отметить, что работники, не упомянутые в приказе в качестве подотчетных лиц, также могут получать из кассы наличность для выполнения задач, поставленных работодателем, но только при условии, что предварительно на это будет составлен отдельный приказ директора фирмы.

Для того, чтобы выдать денежные средства под отчет, у организации должен быть один из следующих документов (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У в ред., действ. с 19.08.2017):

  • распорядительный документ юрлица;
  • письменное заявление подотчетника.

Напомним, что до 19.08.2017 письменное заявление подотчетного лица было обязательным (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У в ред., действ. до 19.08.2017). Теперь же организация сама решает, как обосновать выдачу наличных. Составить распорядительный документ (например, приказ) или получить от лица заявление о выдаче денежных средств в подотчет (об образце его расскажем ниже).

В таком заявлении, составленном в произвольной форме, должна быть информация о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются. На заявлении должны стоять подпись руководителя и дата. Аналогичные сведения, а также Ф.И.О. подотчетника, регистрационный номер должны содержаться в распорядительном документе (Письмо ЦБР от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642).

Если организация решит использовать заявку на выдачу денежных средств под отчет, образец ее можно посмотреть здесь.

Приказ о выдаче денежных средств в подотчет: образец

Подотчетник, который получил наличные, обязан предоставить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с подтверждающими документами в течение 3-х рабочих дней (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У):

  • или со дня истечения срока, на который были выданы наличные деньги;
  • или со дня выхода на работу.

Работник, получивший деньги на командировочные расходы, представляет авансовый отчет в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Какие сроки выдаче денежных средств подотчет? Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.

По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Отчет по командировочным

Специальные условия определены для командировочных расходов. Отчитаться по ним работник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

  • бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
  • работники заранее планируют свои расходы;
  • работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
  • оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2018 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам.

{amp}gt;Образец положения о подотчетных лицах

Чтобы получить аванс, сотрудник должен составить заявление, в котором нужно указать:

  • сумму аванса;
  • на какие цели будут потрачены деньги;
  • дату составления. Также с этой целью можно воспользоваться приказом директора (составляется в произвольной форме) или другим распорядительным документом компании (см. Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Он должен содержать следующие сведения:
    • Ф.И.О. подотчетного лица;
    • регистрационный номер документа;
    • данные о сумме аванса;
    • информацию о сроке, на который выдаются деньги;
    • о назначении (не обязательно);
    • подпись директора и дата.

На этом этапе рекомендуется проверить наличие задолженности трудящегося по предыдущим авансам. Но даже если у него имеется непогашенная задолженность, это обстоятельство не может стать поводом для отказа в выдаче денег.

3. Выдаем деньги

На основании приказа или заявления, подписанного работодателем, кассир заполняет расходный кассовый ордер, в котором вписывает назначение аванса. Деньги работнику могут быть выданы:

  • наличными;
  • перечислены на корпоративную карту компании;
  • перечислены на банковскую карту работника (см. письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288).

Следующий шаг — предоставление работником авансового отчета (с документами, подтверждающими затраты). Срок, на который предоставляются деньги, обозначается в заявлении сотрудника или в приказе.

Согласно п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, трудящийся должен отчитаться не позднее трех рабочих дней по прошествии срока, на который были выданы деньги. Если срок возврата не установлен, отчет следует сдать в день получения денег. Указание на это имеется в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

Сотрудник предоставляет бухгалтеру компании заполненный авансовый отчет. Бухгалтер принимает его и заполняет расписку о получении, которую отдает работнику. После этого он просматривает отчет и приложение к нему. Закончив проверку сведений, указанных работником, заполняет свою часть отчета. Далее он направляет документ главбуху на подпись, а тот, в свою очередь, — главе компании на утверждение.

Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах — образец его оформления будет представлен ниже — содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.

Подробнее об отчетах читайте в нашей статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Положение о расчетах с подотчетными лицами - образец

Среди подотчетных лиц могут быть указаны любые работники фирмы, которым в служебных целях выдаются средства на организационные, представительские или хозяйственные нужды предприятия. Среди обязанностей подотчетных лиц указывается не только произведение трат по целевому назначению, но и своевременное предоставление в бухгалтерию письменного отчета с подложенными подтверждающими документами, а также возврат в кассу неиспользованных средств.

Локальный акт — приказ о подотчетных лицах — должен содержать следующие реквизиты:

  • в шапке — наименование компании;
  • дату (даты) составления/утверждения документа;
  • список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;
  • информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);
  • Ф. И. О. и подпись руководителя;
  • Ф. И. О. и подпись должностного лица, ответственного за выдачу подотчетных средств.

Рассмотрим как оформить приказ, чтобы избежать ненужных споров в налоговыми органами.

Составить приказ нужно в свободной форме. Однако содержать он должен четко сформулированную, а не «размытую» информацию. Если информация будет представлена в неточном виде, то организацию могут привлечь к административной ответственности за неправильное ведение кассовых документов. Штраф при этом составит 50 000 рублей.

Порядок проверки и утверждения авансовых отчетов

В Положении необходимо написать о том, что отчет по форме АО-1 должен быть сдан в бухгалтерию в течение 3 дней после последнего дня срока, на который были получены деньги, либо после выхода сотрудника на работу. Если форма отчета разработана самостоятельно на предприятии с учетом его специфики, необходимо ее утвердить приказом руководителя, а в Положении написать пункт об этом.

Рекомендуется сделать подробное описание того, какие первичные документы должны быть представлены и как заполнены, чтобы они были приняты в качестве подтверждения произведенных затрат. Часто недостаточно иметь один документ об оплате — кассовый чек или корешок к приходному кассовому ордеру. Могут понадобиться также следующие документы на приобретенные товары или услуги:

  • в розничной торговле — товарный чек;
  • в оптовой — накладная и счет-фактура;
  • при оплате за услуги — договор, счет-фактура, акт приемки-передачи или универсальный передаточный документ.
  • Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает его сотруднику.
  • Желательно описать, как проводится проверка самого отчета и приложенных к нему документов. Первичные документы должны содержать необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. Документы, заполненные некорректно, не будут приниматься к учету и возмещаться подотчетнику.
  • После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а далее на утверждение руководителю.
  • Срок, в течение которого отчет должен быть проверен и утвержден, а также закрыты суммы по данному аналитическому счету, необходимо указать в Приложении. Например, на проверку и утверждение отчета дается неделя, а на выдачу перерасхода или внесение остатка в кассу — 2 рабочих дня после утверждения руководителем. В случае невозвращения остатка подотчета в течение указанного срока предприятие вправе удержать этот долг из заработной платы подотчетного лица в соответствии с законодательством (ст. 137,138 ТК РФ).

Как правильно отразить возврат в бухучете, прочтите в статье «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса».

  • Если за период, на который были выданы подотчетные средства, сотрудником ничего не было куплено, то в течение 3 дней после указанного в Положении срока деньги в полной сумме должны быть возвращены в организацию.
  • Если предприятие ведет активную деятельность, в результате которой регулярно выдаются подотчетные суммы большому числу сотрудников, то для контроля и учета рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводить несколько раз в год. Этот вопрос также следует осветить в Положении.

Для расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам рекомендуется издать отдельное Положение о служебных командировках, в котором следует рассмотреть все нюансы командировочных расходов и возможные разногласия с подотчетными лицами и налоговыми органами.

Образец такого Положения вы найдете по ссылке.

  • Дата документа и его номер;
  • ФИО работника, которому выдаются денежные средства в подотчет;
  • Сумма подотчетных средств;
  • Срок, на который выдаются денежные средства;
  • Подпись руководителя.

Можно ли обойтись без приказа

Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера, тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом. Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.

Как оформить приказ

С точки зрения оформления приказ также достаточно вариативен: его можно создавать в рукописном формате или печатать на компьютере, используя стандартный лист А4 (или даже А5) формата или фирменный бланк компании.При этом приказ обязательно должен быть удостоверен автографом руководителя фирмы или иного лица, уполномоченного на визирование подобного рода документов.

Кроме того, под приказом должны оставить свои подписи и все, кто в нем упомянут: сами подотчетные сотрудники, а также работники, ответственные за выполнение приказа – этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Заверять приказ печатью необязательно, т.к. с 2016 года норма по использованию юридическими лицами печатей и штампов перестала быть требованием со стороны закона.

Приказ обычно пишется в единственном экземпляре и в период действия содержится вместе с другими нормативно-правовыми и распорядительными бумагами предприятия. После того, как актуальность приказа будет утрачена, он передается на хранение в архив, где лежит до истечения законодательно установленного периода, затем его, вместе с другими устаревшими документами, можно отправить на утилизацию.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

Adblock detector