Заявление сотрудника о выдаче аванса под отчет

Что такое подотчетные суммы

Подотчетные суммы можно перечислить на банковскую карту подотчетного лица, в т.ч. на зарплатную (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

В понятие «подотчетная сумма» входит некое количество денег, которое бухгалтерия организации по распоряжению руководства передает ответственным лицам.

Деньги могут предоставляться на самые разные цели:

  • приобретение оргтехники и канцелярских принадлежностей, бытовых товаров
  • оплату бензина
  • командировочные расходы и т.д.

Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.

Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.

Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам.

Руководство каждой организации самостоятельно определяет, кому, сколько и для решения каких задач выделять денег.

Однако надо помнить, что существует порог максимально допустимой суммы, которой представитель одного юр.лица может рассчитываться с работником другого юр.лица – это 100 тыс. рублей (с течением времени этот лимит может меняться).

Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия.

Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности).

Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные. Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению.

Любое издаваемое в компании распоряжение нужно обязательно зафиксировать в специальном учетном журнале, который, как правило, находится у секретаря или иного работника, отвечающего за регистрацию такого рода бланков. Нужно это для того, чтобы обозначить сам факт создания приказа, а также для того, чтобы в дальнейшем при надобности документ легко можно было найти. В журнале достаточно указать название приказа, номер и дату его составления.

Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.

Вначале бланка напишите:

  • наименование организации;
  • наименование приказа;
  • его номер, дату, место составления.

Заявление сотрудника о выдаче аванса под отчет

После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:

  • обоснование и основание для создания приказа;
  • на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
  • максимальный размер сумм;
  • период, на который они могут выдаваться;
  • работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
  • ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.

В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.

Выше было упомянуто, что «подотчетниками» могут быть работники юрлица или ИП. Это следует из п.6.3 Указаний № 3210-У. Но это не только те физлица, с которыми компания состоит в трудовых отношениях. Согласно п.5 Указаний № 3210-У с 1 июня 2014 года к работникам относятся еще и исполнители по гражданско-правовым договорам.

Денежные средства под отчет можно выдать не только наличными из кассы предприятия, но и перечислить на банковскую карту (зарплатную или корпоративную). Это подтверждают письма: Минфина России от 25.08.2014 г. № 03-11-11/42288, Минфина России № 02-03-10/37209, Федерального казначейства России № 42–7.4–05/5.2–554 от 10.09.2013 г.).

При этом порядок безналичных расчетов по подотчетным суммам должен быть прописан в локальном нормативном акте компании (например, в учетной политике или положении о расчетах с подотчетными лицами).

Закон не устанавливает каких-либо ограничений по сроку, на который выдаются деньги подотчетному лицу. Поэтому его продолжительность может быть любая, хоть год. По желанию руководитель может самостоятельно ввести соответствующие ограничения, закрепив это приказом.

Абзац 3 п.6.3 Указаний № 3210-У устанавливает запрет на выдачу денежных средств под отчет работнику, если он не отчитался по ранее выданным суммам. За нарушение данного запрета некоторые налоговики даже могут оштрафовать по ст.15.1 КоАП РФ (ч.1):

  • компанию – на сумму от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
  • должностное лицо или ИП – на сумму от 4 000 руб. до 5 000 руб.

Хотя такая мера наказания может быть оспорена в суде, поскольку ст.15.1 КоАП РФ (ч.1) предусматривает ответственность за нарушение кассовой дисциплины, а не за порядок выдачи денежных средств под отчет (Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2014 г. № А03-14372/2013, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31.01.2013 г.

Если компания не готова к судебным тяжбам, то лучше соблюдать последовательность: сначала работник гасит долг по старому подотчету (или компания возмещает ему перерасход), а уже потом он получает новую сумму.

В августе 2019 года Центробанк внес изменения в правила выдачи денежных средств из кассы. В чем суть этих нововведений и как теперь работать с подотчетниками, вы узнаете из нашей статьи.

19 августа 2019 года вступили в силу изменения в Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, регулирующее порядок ведения кассовых операций. Суть нововведений заключается в следующем:

  1. Расширились основания выдачи денежных сумм (п. 6.3 Указаний): теперь это не только заявление работника, но и распорядительный документ организации (обычно это приказ).
  2. Расходные и приходные ордера теперь можно оформлять в электронном виде, и в этом случае получатель денег может расписываться в расходнике с помощью своей электронной цифровой подписи (при наличии), а приходный ордер получать на свою электронную почту (п. 5.1, 6.2 Указаний).
  3. Отменен запрет на получение денег из кассы работникам, не отчитавшимися по предыдущим авансам.

Как видим, изменения стимулируют электронный документооборот в компаниях и упрощают правила работы с подотчетными суммами. Возможно, что пока электронные приходники и расходники будут актуальны для очень малого количества компаний. А вот выбор между приказом и заявлением и возможность выдавать деньги работникам-должникам доступны любой фирме.

Как и раньше, документ оформляется в произвольной форме, но обязательно должно содержать информацию о необходимой сумме, сроке, на который выдаются деньги, а также подпись руководителя и дату. Очевидно, что в документе нужно указать данные самого работника и попросить его расписаться.

Альтернативой заявления на подотчет в 2019 выступает распорядительный документ организации. В новой редакции Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У не говорится, что это должен быть приказ, но организации чаще всего используют именно этот вид распорядительных документов. Об обязательном содержании такого документа Центробанк ничего не говорит, но вполне логично, что в нем должна быть та же информация, что и в заявлении: о подотчетном лице, сумме, сроке предоставления аванса, а также дата и подписи руководителя и подотчетника.

Образец заявления на выдачу денег под отчет

Что удобнее — приказ или заявление? Это зависит от вашей компании. Если средства выдаются эпизодически, проще это оформить заявлением работника. А если суммы в подотчет выдаются постоянно и большому количеству работников, удобнее будет издавать приказы сразу на нескольких работников, а не требовать от каждого выражать просьбу в письменном виде.

Казалось бы, отмена запрета на получение аванса не отчитавшимися работникам упрощает жизнь компаниям. Когда нужно выдать в небольшие промежутки времени (например, на следующий день) несколько сумм в подотчет одну и тому же сотруднику, который объективно не успел потратить деньги и отчитаться по ним, это послабление от Центробанка окажется весьма кстати.

Но суммы подотчетных средств, выдача и отчет по которым осуществлялись излишне свободно, могут вызвать ненужное внимание контролеров при очередной налоговой проверке. Поэтому для поддержания финансовой дисциплины рекомендуем установить перечень лиц и лимиты задолженности, при которых возможно получить новый аванс.

Сроки выдачи денежных средств

В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У выдача денежных средств подотчетным лицам оформляется путем выписки расходного кассового ордера (далее по тексту — РКО). Основанием для выписки РКО служит заявление самого подотчетного лица, составленное в письменной форме, или распорядительный документ хозсубъекта.

Подробнее о заполнении РКО читайте в нашей статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Заявление сотрудника о выдаче аванса под отчет

В заявлении, которое оформляется в произвольной форме, должны содержаться:

  • сведения о сумме денег под отчет;
  • информация о сроке использования выданных под отчет средств для произведения целевых расходов;
  • дата и подпись директора компании.

До 19.08.2017 деньги под отчет выдавались только при условии, что у подотчетного лица не было задолженности по денежным средствам, выданным под отчет в предыдущий раз. С вышеозначенной даты подотчетные суммы разрешается выдавать, даже если подотчетник не погасил прошлые долги.

Все приказы, издаваемые в компании, подлежат обязательному хранению. Длительность этого периода определяется либо правилами учетной политики, установленной внутри компании, либо законодательством РФ.

После того, как данный срок окончится, приказ можно либо передать в архив, либо уничтожить (с соблюдением процедуры, также указанной в законодательстве).

Какие сроки выдаче денежных средств подотчет? Когда сотрудникам нужно сдать работодателю отчет о потраченных денежных средствах? Ответ на этот вопрос нужно искать в приказе генерального директора. Ведь именно в нем обозначается такой срок.

По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Отчет по командировочным

Специальные условия определены для командировочных расходов. Отчитаться по ним работник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Минимум данных, которые должны содержаться в документе:

  1. Срок, на который выдаются денежные средства.
  2. Общая сумма капитала, перечисляемого под отчет.
  3. Подписи каждой из сторон – сотрудника и руководителя.
  4. Дата составления и подписания документа.

Основные части документа:

  1. Наименование организации, ФИО руководителя и подчиненного.
  2. Тип документа.
  3. Изложение просьбы о выдаче средств и цели получения денег.
  4. Сроки и подписи с расшифровкой.

Не требуется наличие подписи кассира и главного бухгалтера организации.

Какую суммы можно выдавать под отчет

Установленный законом порядок выполнения кассовых операций обязывает, чтобы такое заявление обязательно составлялось при выдаче денег на производственные нужны.

Причем его нужно оформлять каждому сотруднику на каждый факт получения средств в подотчет.

Необходимость составить заявление распространяется также и на директора. Необходимо помнить, что во многих небольших компаниях именно руководитель наиболее часто будет брать подотчет.

Также теперь разрешено выдавать деньги в подотчет лицам, которые выполняют работы или услуги по договору подряда. Но им также нужно оформить заявление с просьбой о выдаче.

Основной причиной составления такого документа является подробное указание целей, на которые запрашиваются средства, а также срока, в течение которого нужно будет отчитаться. Директор должен подписать его, утверждая выделение такой суммы и на указанное время.

Данное заявление необходимо предъявить кассиру, который на его основании оформить расходный ордер.

Важно! Поскольку на заявлении уже находится виза руководителя с разрешением выдать денежные средства, то на расходном кассовом ордере аналогичная подпись может не проставляться.

После того, как работник сдаст авансовый отчет по произведенных расходам на проверку, бухгалтер должен удостоверится в расходовании средств на запрошенные цели. В результате этого могут быть найдены расходы, которые сотрудник не имел право делать с полученных сумм.

Предпринимателям тоже нужно оформлять заявление, если они берут из кассы средства на производственные нужды. При расходовании на личные цели этот документ писать не нужно.

Стандартной утвержденной формы для написания заявления на выдачу денежных средств в подотчет не существует. Любая компания имеет полное право разработать его самостоятельно с учетом своей специфики.

Но важно, чтобы на нем содержались 4 реквизиты:

  • Запрошенная сумма;
  • Период, в течение которого нужно отчитаться;
  • Состояние задолженности по предыдущим подотчетам;
  • Виза руководителя.

Когда заявление составляет любой сотрудник компании, кроме директора, ему необходимо вверху справа написать кому он адресует этот документ — должность руководителя, его Ф.И.О., наименование фирмы, а затем чуть ниже — от кого, также должность и Ф.И.О.

Посередине листа нужно проставить наименование бланка – «Заявление о выдаче денег подотчет».

Заявление сотрудника о выдаче аванса под отчет

Текст начинается со слов просьбы – «Прошу выдать подотчет наличные денежные средства», после чего проставляется их размер — как суммой, так и в буквенном выражении, на какой срок и на какие цели. Срок в днях может быть также написан цифрой и буквами.

Дальше работнику нужно написать дату составления и поставить подпись.

Ниже разработчику бланка надо предусмотреть строку, в которой бухгалтер поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности по подотчету у сотрудника.

Важно! Выдача новых подотчетных сумм при наличии уже выданных и не закрытых оправдательными документами денежных средств запрещено. За это проверяющие органы могут наложить штраф на фирму и должностное лицо.

Проставленную информацию бухгалтер утверждает своей подписью.

Далее составленное заявление нужно подписать директору, который ставит подпись в подтверждение запрошенной суммы и срока.

Внимание!Директор компании, несмотря на свой руководящий статус, также является работником фирмы. А потому ему на общих основаниях нужно составить заявление на выдачу денег в подотчет. Но его текст немного отличается.

Так, вверху записывается наименование компании и должность и Ф.И.О. директора.

Текст документа начинается с фразы «Необходимо выдать подотчет». Ей выражается не просьба, а определяется необходимость в получении запрошенной суммы. Дальше он также ставит цель получения, сумму и срок отчета.

Заявление сотрудника о выдаче аванса под отчет

Затем руководителю нужно поставить свою подпись и дату составления. Эта же виза разрешает выдать деньги, а потому нет необходимости повторно подписывать бланк.

Внимание! На руководителя также распространяется требование не выдавать новых сумм, пока нет отчета по старым. Поэтому бухгалтеру также необходимо проверить задолженность и проставить свое разрешение на выдачу денег.

Деньги подотчет можно также выдавать путем перечисления в банк на карту. В этом случае в повествовательной части фразу про наличные деньги необходимо заменить на просьбу перечислить на пластиковую карту. Остальные реквизиты не меняются.

Более того, нет никаких особый требований к тому, как оформлять приказ на выдачу подотчетных сумм. По нашему мнению, в приказе имеет смысл зафиксировать: Ф. И. О. работника, сумму, цели и сроки выдачи.

Задача руководителя – подготовить все документы для передачи наличных заблаговременно, за несколько дней до планируемой банковской финансовой операции по снятию наличных.

Сроки отчетом по уже выданным средствам остаются теми же – три рабочих дня по истечении того срока, который был заявлен директором в заявлении, составленном подрядчиком.

Очень важно, чтобы выбранная дата была закреплена в документации. Наличие всех четко прописанных конкретных моментов позволит избежать необходимости в том, чтобы заполнять ненужной информацией пустые графы отчета, в частности такие, как «Структурное подразделение» и «табельный номер».

Руководитель может обезопасить себя от каких – либо возможных претензий со стороны налоговых органов, сделав в документе и в Положении о подотчетных лицах уточнение касательно сотрудников, осуществляющих трудовую деятельность по гражданско – правовому договору, об установленных сроках.

Согласно указанию № 3210-У, подотчетные лица самостоятельно указывают в своем заявлении сумму и срок, на который выдаются средства под отчет, а директор только утверждает их. При выдаче денег под отчет директором самому себе устраняется целый ряд возможных противоречий, поскольку не возникнет расхождений в сумме и сроках запланированных трат подотчетным лицом с тем, что запланировал сам руководитель компании.

Поэтому более логичным будет составление распорядительного документа, например приказа о выдаче средств в подотчет.

В распорядительном документе должны фиксироваться (письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):

  • дата и регномер;
  • Ф. И. О. подотчетника;
  • сумма и период, на который она выдана;
  • виза руководителя компании или ИП.

Можно ли составить один приказ на подотчет для нескольких сотрудников, узнайте здесь.

Авансовый отчет по выдаваемым самому директору подотчетным средствам также должен быть предоставлен в бухгалтерию, а остатки возвращены в кассу не позднее 3 дней после завершения срока, на который они предоставлялись под отчет, либо же (если директор находится в командировке или он вышел на больничный) в течение 3 дней после даты выхода руководителя на работу.

Многие считают, что раз директор сам у себя запрашивает выдачу средств под отчет, то заявление или приказ составлять не нужно. Это мнение ошибочно.

Руководитель вправе составить заявление о выдаче подотчетных сумм. Но оформляться оно будет несколько иначе.

образец заявления на подотчет директору

Директор в данном случае обладает особым правовым статусом, т. к. он одновременно представляет собой и наемного сотрудника организации, и ее руководителя (ст. 40 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ и ст. 11, 16, 20, 273 Трудового кодекса).

Основным отличием случая оформления заявления подотчет директору является то, что разрешающая подпись уже не требуется, поскольку ставя подпись под заявлением, директор тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе. В связи с этим и текст такого заявления директора будет немного отличаться от того, который бы оформлял иной штатный сотрудник (чтобы документ не выглядел так, что директор сам себе разрешает выдать деньги под отчет).

А тот факт, что директор визирует свое заявление, хоть и будет выглядеть несколько абсурдным, но не является ошибкой с точки зрения соблюдения кассовой дисциплины. Отсутствие разрешающей визы директора на своем заявлении также не выглядит неправомерным.

В крупных компаниях, где предусмотрено несколько должностей директоров, такая ситуация может быть успешнее разрешена, когда заявление директора о подотчете завизирует, к примеру, исполнительный директор.

Для того чтобы облегчить работу бухгалтерии и сократить затраты времени персонала на оформление документов на выдачу средств под отчет, полезно заготовить на предприятии их бланки.

С образцом заявления можно ознакомиться на нашем сайте.

Все поля, включая даты и суммы, при желании можно заполнить на компьютере до распечатки заявления. А потом подотчетник и директор поставят на заявлении свои подписи.

Если инспекция при проверке обнаружит, что в предшествующие два месяца была хотя бы одна выдача наличных под отчет без заявления, она попытается оштрафовать организацию и директора по ч. 1 ст. 15.1 КоАП за нарушение порядка хранения свободных наличных или же порядка ведения кассовых операций вообще.

Если деньги под отчет выдаются безналичным путем (например, вы перечисляете их на зарплатную карту работника), то заявление оформлять не обязательно. Оно требуется только для выдачи под отчет наличных из кассы. Соответственно, и оштрафовать за отсутствие заявлений на «безналичный подотчет» нельзя.

Оформлять такой приказ необязательно. Но его удобно использовать, если нужно ввести некие ограничения, например: кому, в каких пределах, как часто и на какие нужды в принципе могут выдаваться наличные. Но и тогда заявления на каждую выдаваемую под отчет сумму все равно должны быть.

Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП. Данный документ определяет круг подотчетных лиц, цели и сроки выдачи денег. А также сократит ряд вопросов со стороны подотчетных лиц, кассиров и контролирующих органов.

Отчетность по потраченным деньгам

После того, как подотчетные средства будут потрачены, лицо, производившее затраты, должно отчитаться перед бухгалтерией.

Заявление сотрудника о выдаче аванса под отчет

Сделать это нужно не позднее чем через три дня после того дня, который указан крайним для использования денег.

Для этого к отчету о расходах должны быть прикреплены следующие документы:

  • квитанции;
  • товарные и кассовые чеки;
  • проездные билеты;
  • прочие, подтверждающие оплату бланки.

Затем все документы надлежащим образом проверяются бухгалтером.

Какая ответственность за отсутствие заявления

Специально предусмотренной ответственности для юрлиц за нарушение порядка оформления заявления или распорядительного документа на выдачу средств под отчет не существует. Однако работники налоговой службы при проверке соблюдения кассовой дисциплины на предприятии, обнаружив отсутствие бумаг на подотчет, могут вменить нарушение:

  • Порядка хранения сумм наличности, превышающих установленный лимит. Основанием для наложения ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП России для налогового инспектора чаще всего служит вывод, что средства из кассы были выданы неправомерно, а значит, должны оставаться в кассе. При превышении лимита излишки наличности должны в тот же день быть сданы в банк. Существует неблагоприятная для налогоплательщиков судебная практика, основанная на таких выводах (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК).
  • Порядка соблюдения кассовой дисциплины в целом.

Но есть и положительная для налогоплательщиков практика, благодаря которой ясно, что не все судьи усматривают необходимость наложения ответственности за такие нарушения кассовой дисциплины, как отсутствие документов на подотчет (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).

В то же время, если есть существенные (по мнению налоговиков) нарушения кассовой дисциплины, такие как отсутствие указаний о сроках выдачи средств под отчет, судьи обычно принимают сторону работников налоговой службы (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013).

Для того чтобы избежать наложения штрафа (если проверка уже началась), можно воспользоваться своим правом и предоставить затребованные документы на следующий день (п. 31 регламента, утвержденного приказом Министерства финансов от 17.10.2011 № 133н). За этот день директор может оформить отсутствующие бумаги на выдачу подотчета, а кассир подколоть их к соответствующим РКО.

Исправлять подобного рода ошибки следует лишь за последние 2 месяца, ведь в соответствии с п. 1 ст. 4.5 КоАП срок давности для наложения административной ответственности составляет 2 месяца от даты совершения нарушения.

Больше информации об ответственности за нарушение кассовой дисциплины — в нашей статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

ВАЖНО! Если подотчетные средства перечисляются на платежную карту (зарплатную, корпоративную), заявление от подотчетника или распорядительный документ, по мнению финансового ведомства РФ, также необходимо. Об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Проверьте задолженность по подотчетным суммам

Приказ о подотчетных суммах обычно пишется с подачи отдела бухгалтерии либо в самом отделе, либо в секретариате.

В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.

  1. Разрешение на выдачу денег под отчет (приказ или заявление).
  2. Выдача денег физическому лицу.
  3. Отчет по израсходованным суммам.
  4. Возврат неизрасходованных денег или погашение задолженности.
Видео (кликните для воспроизведения).

С 19.08.2017 выдача наличных денег работнику на расходы оформляется согласно распорядительному документу либо письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

До вступления в силу изменений заявление должно было оформляться в обязательном порядке. В настоящее время заявление на подотчет 2019 применяется только по желанию организаций.

Заявление на выдачу денег в подотчет 2019 составляется в произвольной форме и содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги. Заявление подписывает руководитель организации или ИП. Подпись руководителя является одновременно «разрешающей».

Физическое лицо в заявление может указать любую банковскую (зарплатную) карту для перечисления денежных средств (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Форма документа выбирается самостоятельно, это может быть приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств.

Внутренний распорядительный документ должен обязательно содержать записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата.

Выдача подотчетных сумм работникам 2019 оформляется расходным кассовым ордером, составленным по форме КО-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). РКО составляется в одном экземпляре.

Кассир организации составляет расходный кассовый ордер на основании внутреннего распорядительного документа или письменного заявления. В РКО в поле «Основание» следует указать документ, на основании которого производится выдача.

ИП предоставлено право не составлять расходные и приходные кассовые ордера и, как следствие, не вести кассовую книгу (подп. 4.1 и 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Заявление сотрудника о выдаче аванса под отчет

Еще одно послабление законодательства, вступающее в силу с 19.08.2017, коснулось выдачи денег при наличии задолженности за сотрудником. Теперь можно не отслеживать наличие полного отчета за предыдущие подотчетные суммы, а выдать новую сумму в любой момент. Ранее, пока работник полностью не погасит предыдущий долг, выдавать под отчет было нельзя.

Напомним, что доходы с суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения размеров, указанных в п. 2 ст. 212 НК РФ, облагаются НДФЛ по ставке 35%.

Остался без изменения срок отчета за полученные денежные средства. Подотчетное лицо обязано отчитаться в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

Авансовый отчет оформляется по форме АО-1 и сдается главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю). К АО-1 прилагаются оправдательные документы. Авансовый отчет утверждается руководителем.

В случае остатка неизрасходованных денежных средств, подотчетное лицо сдает их в кассу организации или ИП в срок, установленный руководителем. На сданные средства составляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний № 3210-У).

Согласно новым изменениям, квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру можно направить на электронную почту подотчетного лица (п. 5.1 Указаний № 3210-У).

В случае превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет, то работнику следует к авансовому отчету приложить заявление.

Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет, утвержденный руководителем организации и или ИП.

Погашение задолженности оформляется расходным кассовым ордером или перечисляется на карту работника.

Итоги

Заявление сотрудника о выдаче аванса под отчет

При выдаче средств под отчет из кассы предприятия оформляется РКО, основанием для выписки которого является письменное заявление подотчетного лица или распорядительный документ. При выдаче наличных средств из кассы предприятия под отчет директору полностью соблюдается порядок, установленный указанием № 3210-У, которым какие-либо исключения для соблюдения кассовой дисциплины директором не предусмотрены.

Отсутствие всех необходимых документов для оформления подотчета налоговые инспекторы могут трактовать как нарушение кассовой дисциплины, которое карается наложением штрафа в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ. Однако правомерность такой трактовки они будут обязаны доказать в суде.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

Adblock detector