Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

Что включает в себя номенклатура дел отдела кадров

Номенклатура дел отдела кадров включает в себя следующие документы:

  1. Нормативно-правовые акты, приказы и распоряжения по вопросам кадрового обеспечения
  2. Локальные нормативные акты (например, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции)
  3. Организационные документы: журнал ознакомления с локальными нормативными актами, журнал учета трудовых договоров, журнал учета приказов по личному составу, штатное расписание, график отпусков. Сюда же относится табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. А также журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки и прибывающих из других организаций в командировки.
  4. Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений: трудовые договоры, приказы по личному составу, документы по оформлению командировки, личная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС (МС) на каждого работника, трудовые книжки и прочие документы.

Рекомендуем материалы по теме:

  1. ;
  2. ;
  3. ;
  4. ;
  5. ;
  6. .

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Перечень Обязательных Документов Отдела Кадров 2019

Необходимость ведения номенклатуры дел прописано законодательно, она нашла отражение в законе «Об архивном деле» № 125-ФЗ. Кроме того, в 2002 году разработаны правила работы с архивами, обязательные для применения в государственных учреждениях. Однако они удобны в использовании, поэтому легко могут применяться и частными компаниями.

В разделе 3.4 Основных правил архивной работы подробно расписаны принципы создания и ведения номенклатуры дел для кадровой службы. Использование этих правил помогает систематизировать все документы в большом отделе, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с их поисками.

  • Организационные документы устанавливают общие принципы работы внутри компании.
  • С помощью распорядительных документов сотрудникам ставятся задачи. Таковыми могут быть: внесение изменений в штатное расписание, предоставление отпуска, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.
  • Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника.
  • Методические документы не являются обязательными, упрощают управление структурными подразделениями внутри компании.

Необходимо выделить внутреннюю переписку: это могут быть служебные записки о привлечении работника к дисциплинарному взысканию либо, наоборот, к поощрению, ходатайство о переводе на вышестоящую должность. Такой вид документов позволяет документально оформить принятое кадровое решение.

Журналы (книги) регистрации ведутся для учета кадровой документации. Зачастую таким видам документов не придают большого значения, упуская из виду важность, заключающуюся в их юридической силе при трудовых (судебных) спорах с работником.

Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости.

Не все предусмотренные трудовым законодательством РФ документы перечислены в утвержденном Приказом Перечне. В частности, там нет приказов, уведомлений.

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Номенклатура дел в школе — перечень дел, систематизированная опись документов (бланков, выписок, форм, приказов, отчетов, справок, документов, бумаг кадровой службы), которые образуются в ходе выполнения непосредственной деятельности образовательного учреждения. Это своеобразная база данных, необходимая для хранения и реставрации документов, которые давно вышли из оборота.

платные образовательные услуги

Сохраните это себе, чтобы не потерять:

Больше узнать о принципах составления номенклатуры дел в школе, организации документооборота, хранения и утилизации документов помогут статьи электронного журнала “Справочник руководителя образовательного учреждения”

– Уборка в кадровых документах школы – какие выбросить, а какие оставить (кадровая работа)

 

– Как организовать делопроизводство (документооборот)

 

Поскольку каждый вид деятельности ОУ предполагает документальное сопровождение, для школы особенно важно грамотно организованное документальное сопровождение. Опись зависит от структуры, вида деятельности и правовой формы организации учреждения, для которого она составляется. Ведение подобного перечня регламентируется ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 (ред. от 28.12.

2017) «Об архивном деле в Российской Федерации», письмом Минобрнауки «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 и правилами работы госархивов. По состоянию дел на 2019 год составление и актуализация номенклатуры дел является обязательным для всех образовательных учреждений. Частные предприятия могут делать это опционально, но обязательной номенклатура становится для предприятий, сдающих документы в госархивы.

В ходе разработки номенклатуры дел школы на год принято руководствоваться:

  • Уставом учреждения, Положениями о его структурных подразделениях;
  • штатным расписанием образовательного учреждения;
  • номенклатурой прошлых лет, описями дел временного и постоянного хранения;
  • регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с перечислением сроков хранения;
  • примерными и типовыми сроками хранения документации, принятыми вышестоящими ведомствами. 

Унифицированную форму новой номенклатуры дел школы регламентируют не Основные правили работы архивов организаций, а письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64, которое пришло на смену правилам, установленным еще в 1988 году и с опозданием отмененным законодательством РФ только в 2000-х годах.

Для определения сроков хранения документов в образовательном учреждении приказом директора может быть создана специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) из трех работников, которая будет:

  • утверждать номенклатуру дел;
  • утверждать перечни документов, которые подлежат постоянному или временному хранению;
  • составлять акты на документы, подлежащие уничтожению. 

Руководитель учреждения в локальном нормативном акте вправе составить положение об ЭК, указав ее функции и порядок работы. 

К бланку описи выдвигаются следующие требования:

  • все документы, которые издаются или принимаются в ходе выполнения непосредственной деятельности школы, подлежат систематизации;
  • если несколько дел можно сгруппировать по номинальному, предметно-вопросному или хронологическому принципу, их объединяют;
  • допускается раздельная группировка бумаг временного и постоянного хранения;
  • заголовки дел должны быть сформулированы строго и четко, чтобы при объединении несколько документов в одно дело, исключалось неправильное трактование сути или сроков хранения;
  • внутри разделов номенклатуры дела систематизируют по сроку хранения или степени важности. 

На сегодня различают три разновидности номенклатуры, используемые в делопроизводстве:

  • Типовая — используется для определения описи документации однотипных учреждений. Составление такой номенклатуры регулируется вышестоящими ведомствами и предусматривает типовые сроки хранения бумаг, единую индексацию и типовой состав дел. Это нормативный документ, который берется за основу при разработке конкретной номенклатуры. 
  • Примерная — отражает примерный состав дел и их индексов для подведомственных учреждений, утверждается вышестоящими структурами и министерствами. Это не нормативный документ, однако он устанавливает примерные сроки хранения, индексы и состав дел. Используя примерную номенклатуру для создания индивидуальной, могут меняться заголовки, количество дел. Сроки хранения примерной номенклатуры согласовывают в госархиве. 
  • Индивидуальная — предусматривает структурные, правовые и функциональные особенности учреждения, поскольку разрабатывается для определенного экономического субъекта на базе примерных и типовых номенклатурных приказов. 

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

  • перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
  • перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 558, а также разделе 6 перечня, введенного Главархивом СССР.

Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:

  • должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
  • могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
  • могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:

  • перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
  • сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

Чаще всего на средних и крупных предприятиях присутствуют специальные отделы, занимающиеся решением вопросов. Система их работы может варьироваться, в зависимости от крупности самого предприятия, количества его сотрудников и многих других факторов.

Так или иначе, сбор документации — важный элемент, без соблюдения которого на предприятия могут накладываться серьезные штрафы.

1) Приказы руководства о приеме на работу, об увольнении, о переводе в другое отделение, о назначении командировки, о предоставлении отпускных дней и так далее;

  1. Локальные нормативные акты:
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных работников;
  • правила охраны труда работников.
  1. Распорядительные документы:
  • приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);
  • распоряжения.
  1. Документы, сопутствующие осуществлению работниками трудовой деятельности:
  • трудовые договоры (о том, как и по какой форме они должны быть составлены, можно прочитать в статье «Образец типового трудового договора с работником 2019-2019»);
  • трудовые книжки;
  • книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • график отпусков;
  • личные карточки работников, составленные по форме Т-2;
  • табель учета рабочего времени;
  • записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам.

Номенклатура дел — понятие, сущность и функции

Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.

Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.

Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.

Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.

Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Порядок составления номенклатуры дел

Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

  • классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
  • определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.

Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество единиц хранения;
  • сроки хранения и номера статей по перечню;
  • примечания к номенклатуре.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.

Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.

Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).

Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.

Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.

Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

Кадровику нужно будет:

  • окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их;
  • согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
  • дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:

  • собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива;
  • согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
  • утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.

Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.

В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.

Начать составление номенклатуры нормативных документов следует с изучения документального фонда организации или, к примеру, отдела кадров. С этим сложностей обычно нет, так как у кадровиков все документы хранятся чаще всего в порядке. Если номенклатура составляется в первый раз, необходимо исследовать и описать все документы. Если же номенклатура уже составлена, то ежегодно ее требуется проверять и обновлять.

После исследования документальной базы необходимо заполнить форму номенклатуры дел. По окончанию года к номенклатуре дел составляется итоговая запись, в которой делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

Виза согласования с экспертной комиссией подписывается только тогда, когда в подразделении эта комиссия действительно существует и работает. Если комиссии нет, то поле заполнять не нужно.

Номенклатура состоит из нескольких граф, каждая из которых должна быть заполнена.

Номенклатура — периодический документ, срок действия которого — один календарный год (отчетный период в декабре). Его разрабатывают и утверждают параллельно с созданием учреждения, а затем ежегодно анализирует и корректируют. Составлением и ведением номенклатуры занимается секретарь, делопроизводитель, работник или руководитель архива или отдела канцелярии, специалист кадровой службы.

Ответственному работнику следует ежегодно проверять соблюдение сроков хранения всех категорий документов, если какие-либо формы дел не будут использоваться в новом году, не стоит исключать их из перечня. Из описи не удаляют даже те формы документов, которые уже были упразднены, но срок их хранения еще не истек.

Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

Новые формы томов (дел) вносятся в номенклатуру, если они точно будут использоваться в предстоящем году, следовательно, не нужно регистрировать формы дел про запас. Номенклатуру дел школы на 2019 год, согласно образцу, необходимо было составить в конце 2018 года. Если перечень документов уже есть в учреждении, его актуализируют, утверждают и вводят в действие с 1 января каждого нового года.

Чтобы систематизировать документы образовательной организации и определить сроки их хранения, составьте номенклатуру дел. Читайте рекомендации экспертов справочной системы «Образование» по разработке описи документов

Составление номенклатуры школы начинают с ее структурных подразделений. Директор составляет приказы на руководителей подразделений с требованием представить проекты номенклатуры, на основании которых секретарь учебной части, делопроизводитель или иной ответственный работник объединяет созданные описи в одну сводную по образовательному учреждению.

В процессе составления номенклатуры, следует реализовать три этапа. 

Анализ. Проанализировать документацию образовательного учреждения, определить бумаги, нуждающиеся в систематизации (не нужно включать в опись справочники, печатные издания, брошюры, бюллетени, информационные листы и сборники постановлений вышестоящих ведомств). Главным образцом номенклатуры дел в школе станут не текущие приказ, справочные картотеки и положения, а документы прошлых лет и описи текущего делопроизводства.

  1. Документы профсоюзной организации, если она оформлена как отдельное юрлицо, тоже не вносятся в номенклатуру дел школы. Описи подлежат все приказы, корреспонденция, журналы, графики, картотеки, а также документы, касающиеся воспитательной работы в школе. 
  2. В номенклатуру должны быть внесены бумаги временно действующих групп и комиссий, которые были созданы для решения определенных задач, документация общественных организаций и даже документы, которые поступили в ОУ для окончания решения вопроса или его продолжения, бумаги по переходящим делам.
  3. В течение года в бланк описи пополняется документами, которые были созданы в результате решения новых вопросов образовательного учреждения, для чего в каждом разделе номенклатуры выделяются резервные номера. 

Заголовки. После составления перечня документов необходимо продумать заголовки комплексов, в которые будут объединяться документы, отражая их содержание и характер. Они должны быть лаконичными, но при этом не допускать двусмысленности трактовки, поскольку именно по ним будет производиться поиск документов. Заголовок состоит из:

  1. вида (переписка, документ, дело) или названия вида (протокол, акт, приказ);
  2. автора документа — должностного лица, структурного подразделения, организации;
  3. адресата, которому адресованы документы или корреспондента, получающего документацию;
  4. краткого содержания бумаг;
  5. указания месторасположения организации-адресата или корреспондента (местность, территориальное образование);
  6. даты (периода), к которому относятся бумаги;
  7. наличия копий дела (например, «Приказы по воспитательной работе. Копии»), подлинность документа в заголовке не отображают. 
  1. Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

    Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  2. Образец номенклатуры дел, часть 1

  3. Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
    • индекс или номер дела,
    • заголовок или название,
    • количество содержащихся в нем частей или томов,
    • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
    • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  4. В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Когда формируется документ

3) Трудовой договор между сотрудников и предприятием;

4) Личное дело и (или) личная карточка сотрудника;

Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

5) Служебные записки, объяснительные

На активном предприятии данные документы регулярно обновляются, дополняются и циркулируют между отделениями. Отсюда возникает и необходимость регистрации не только их наличия, но и их возможного движения.

Теги по материалу: Перечень документов кадровому делопроизводству, перечень кадровое делопроизводство 2019.

Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

вопросы включают в себя следующие позиции: оформление приема на работу; внутреннее перемещение работников; увольнение; регулирование отношений между руководителем и сотрудниками; организация трудового процесса; иные.

Таким образом, будет дополнен перечень документов, которые должен предоставить работник при приеме на работу, что необходимо учитывать при ведении кадрового учета.

  1. приказ об увольнении работников (форма Т-8а);
  2. табель, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13);
  1. об оплате труда и премировании;
  2. о коммерческой тайне;
  3. трудовых книжек;
  4. журналы учета:
  5. по внутреннему распорядку;
  6. больничных листов.
  7. прочие нормативные документы:
  8. по охране труда;
  9. контрактов;
  10. коллективный договор;
  11. о защите персональных данных;

Кроме того, у работодателя должны быть следующие по охране труда: ● инструкции по охране труда по профессиям; ● журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями); ● журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие. Данные документы могут храниться в службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ); · Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ); · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ); · При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ); · График отпусков (статья 123 ТК РФ); · Правила и инструкции по охране труда.

  • аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  • копии документов о повышении квалификации;
  • копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
  • согласие на обработку персональных данных;
  • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  • трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • копию приказа о приеме на работу;
  • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  • договор о материальной ответственности и т. д.

Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

Рекомендуем прочесть:  Выплата пенсии по инвалидности 3 группы

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

  1. Изучение актуальных нормативов.
  2. Определение списка требуемых документов.
  3. Составление плана дальнейшей работы организации.
  4. Определение ответственных за документы лиц.
  5. Формирование штатного расписания.
  6. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений.
  7. Определение законности режима труда на предприятии.

При этом работодатель обязан заключить с работниками трудовые договоры, положения которых определяют порядок решения вопросов, подлежащих регулированию локальными нормативными актами (при их наличии). Форма такого договора установлена положениями постановления Правительства от 27.08.2016 № 853.

Какие нужно оформить с нуля кадровые документы для ООО, важно знать при формировании документооборота на вновь созданном предприятии для соблюдения существующих законодательных требований.

27 КоАП РФ размер штрафа, налагаемого на юридическое лицо за допущенные нарушения трудового законодательства, варьируется в пределах от 30 до 50 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 50 до 70 тыс. руб.).

Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

Чтобы избежать ответственности, необходимо тщательно следить за тем, чтобы в организации присутствовали все предусмотренные документы. Необходимо отметить, что ответственность может наступить за отсутствие любого из документов, которые признаются обязательными.

Рекомендуем прочесть:  Оформление права на наследство

Ввели отдельную ответственность на случай, если не сдать сведения персучета в ПФР. Так, если не предоставить сведения персонифицированного учета в срок или сдать не полностью, ответственных сотрудников оштрафуют на 300–500 руб. Ответственность прописана в статье 15.33.2 КоАП РФ

Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год представляет собой систематизированный перечень документов, прошедших за год через отдел.

Как правильно составить номенклатуру дел и на что при этом нужно опираться, вы узнаете из нашей статьи. Чем больше компания, тем выше документооборот в отделе кадров.

Но и в небольших организациях уже на этапе приема нового сотрудника на работу от него требуется определенный набор документов, формирующий личное дело.

С учетом важной роли судебной власти, специфики выполняемых ею функций и для повышения статуса работников аппарата суда целесообразно выделить судебную службу в самостоятельный вид государственной службы, в связи с чем и разработан данный законопроект, который направлен на установление статуса государственного служащего судебной службы РФ, правовых, организационных и финансово-экономических условий прохождения государственной судебной службы.

Номенклатура дел отдела кадров: образец 2019 года

Законопроектом предусматривается увеличение денежной компенсации за невыплату заработной платы до размеров одной сотой действующей ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации, что повысит уровень социальной защиты работников всех форм собственности. Проект федерального закона № 77694-7 «О внесении изменения в статью 25.

В номенклатуру отдела кадров надо включать все дела, которые создаются в данном структурном подразделении. Как правило, в данный перечень включаются документы на бумажных носителях.

Между тем, в последнее время активно развивается электронный документооборот.

В этой связи в каждом тематическом подразделе перечня надо привести список документов, которые создаются и хранятся в электронном виде.

В большинстве случае составление номенклатуры дел не является обязательным.

Обеспечить составление перечня должны только те организации, которые включены в перечень субъектов, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Поэтому большая часть коммерческих организаций не обязана разрабатывать номенклатуру дел, но ее создание будет в интересах самой организации, поскольку позволит обеспечить регламентацию и правильное хранение дел.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2019 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

  • необязательные — такие документы прямо не предусмотрены трудовым законодательством, работодатель принимает их по своему усмотрению.

    Обязательные локальные нормативные акты организации 2019

    Создают их, как правило, специалисты разных сфер деятельности — экономисты, правоведы, кадровики и т. д. Многие часто путают внутренние нормативы организации с кадровой документацией. Однако, между ними существует значительное различие. Например, табель учета рабочего времени сотрудников или регистрационные журналы не являются локальными нормативными документами.

    — локальный нормативный акт, в котором указываются должности работников с ненормированным рабочим днем. Этот документ обязателен в случае наличия в организации работников, которым установлен ненормированный рабочий день, при условии, что данные сведения не отражены в коллективном договоре или другом локальном акте, например в правилах внутреннего распорядка (ст.

    Локальные нормативные акты организации: что это, перечень основных документов

    Также надо учитывать специфику направления деятельности компании в целом, либо отдельных ее структурных подразделений. Только учитывая эти моменты можно определить какой нормативный акт для этой фирмы обязателен, а какой может существовать на основании добровольной воли хозяйствующего субъекта.

    Чтобы учесть специфику деятельности и адаптировать существующие нормы законодательства в отношении компании, ответственные лица на предприятии могут оформлять локальные нормативные акты.

    Эти документы конкретизирует положения законов и устанавливают правила, которые не были рассмотрены в них, но необходимы для урегулирования трудовых отношений.

    Существует обязательный локальные нормативные акты организации перечень.

    Обязательные кадровые документы в организации 2019

    В процесс организации труда руководству компании приходится совершать множество действий: принятие новых сотрудников, увольнение, повышение в должности работников и другое. Решение всех этих вопросов должно быть зафиксировано в письменной форме. Для этого руководство компании и кадровая служба издают соответствующие распорядительные документы.

    Прозрачность и справедливость правовых отношений в сфере труда обеспечивается многочисленными документами.

    Такие обязательные документы по кадрам в организации фиксируют порядок оплаты труда персонала, внутренние правила компании, отпуска, рабочие и выходные дни сотрудников, другие особенности трудовых отношений.

    Кадровые документы должен вести каждый работодатель. Пренебрегать этим правилом нельзя! В статье речь пойдет о перечне обязательных кадровых документов в организации 2019 года.

    Локальные нормативные акты организации в отделе кадров

    Шаг 7. Утвердите локальный акт приказом руководителя организации. В правом верхнем углу документа руководитель должен поставить свою подпись.

    Гриф утверждения должен содержать слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименование должности утверждающего документ, его инициалы, фамилию и дату подписания. Можно утвердить локальный акт другим способом: издать соответствующий приказ.

    Тогда в грифе утверждения локального акта указывают слова «Утвержден приказом», наименование должности утверждающего и реквизиты приказа.

    Не важно, как называются ваши локальные акты. Они могут носить статус положения, инструкции, регламента и даже правил. Главное, чтобы их нормы не противоречили действующему трудовому законодательству и не ухудшали положение работников. Ниже приведен перечень документов, которые характерны для большинства организаций.

    Локальные нормативные акты в 2018 году

    Изменения в ТК РФ о локальных нормативных актах с 2017 года отражены в Федеральном законе от 03.07.2016 № 348-ФЗ . Он вступает в силу с 1 января 2017 года и, в свою очередь, служит базой для изменений в Трудовом кодексе. В частности, в ТК со следующего года появляется новая глава 48.

    1 «Особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям». В этой главе всего две статьи: 309.1 и 309.2 ТК РФ.

    Кратко суть новшества, описанного в них: теперь организациям, отнесенным к названной категории, не обязательно разрабатывать и внедрять локальные нормативные акты.

    Инструкции по охране труда и технике безопасности.

    Их основные моменты обязательно оговариваться в Трудовых договорах, поскольку это является своеобразной страховкой от несчастных случаев и порчи имущества, иных трудовых и непроизводственных потерь.

    Но лучше, если инструкция будет существовать и отдельным документом. В нем можно более тщательно, детально проработать все нюансы, а значит, сохранить людям жизнь и здоровье, а предприятию — респектабельный имидж и имущество.

    Обязательные локальные нормативные акты организации

    » » Вернуться назад на К обязательным локальным нормативным актам, которые должны быть у каждого работодателя, относятся: — штатное расписание; — график отпусков; — табель учета рабочего времени; — правила внутреннего трудового распорядка; — положение об оплате труда и премировании.

    Данное положение обязательно только в том случае, если система оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, а также система доплат и надбавок стимулирующего характера и система премирования не отражены в коллективном договоре или в другом локальном акте организации, например в правилах внутреннего распорядка (ст.

    К основным общим требованиям можно отнести следующие требования: локальный нормативный акт принимается работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников в случаях, установленных Трудовым кодексом; нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями; локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работника под роспись; локальные нормативные акты носят обязательный характер.

    Перечень обязательных кадровых документов в организации 2019

    РАЗНОЕ * организация кадровой работы * задачи кадровой службы * должностные инструкции сотрудников подразделения кадров * нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности документации * группировка документов в дела * требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы * подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения * ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: · Штатное расписание (статья 57 ТК РФ); · Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ); · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ); · При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ); · График отпусков (статья 123 ТК РФ); · Правила и инструкции по охране труда.

    Перечень необходимых кадровых документов Перечень документов кадровому делопроизводству Чаще всего на средних и крупных предприятиях присутствуют специальные отделы, занимающиеся решением вопросов.

    Система их работы может варьироваться, в зависимости от крупности самого предприятия, количества его сотрудников и многих других факторов.

    Так или иначе, сбор кадровой документации — важный элемент, без соблюдения которого на предприятия могут накладываться серьезные штрафы.

  • Индекс дела

    Заголовок дела

    Кол-во единиц хранения

    Срок хранения и номера статей по перечню

    Примечание

    04. Налоговый учет и декларирование

    Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»

    5 лет

    ст. 360

    Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о регистрации в Фонде социального страхования

    постоянно

    ст. 381

    Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

    5 лет

    ст. 398

    Счета-фактуры

    4 года

    ст. 368

    Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц

    5 лет

    ст. 394

    При условии проведения проверки (ревизии)

    Декларации по НДС, имуществу, налогу на прибыли, транспортному и земельному налогу

    5 лет

    ст. 392

    Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»

    5 лет

    ст. 389

    Акты сверок об уплате налогов с ИФНС

    5 лет

    ст. 385

    Сведения о доходах физических лиц

    5 лет

    ст. 396

    Книги покупок и продаж ООО «Вираж»

    4 года

    ст. 459 «у»

    Резерв

    Резерв

    Индекс дела

    Заголовок дела

    Кол-во единиц хранения

    Срок хранения и номера статей по перечню

    Примечание

    05. Бухгалтерский учет и отчетность

    Учетная политика по бухгалтерскому учету ООО «Вираж»

    5 лет

    ст. 360

    Годовой бухгалтерский отчет организации

    Постоянно

    ст. 351 «б»

    Квартальные бухгалтерские отчеты организации

    5 лет

    ст. 351 «в»

    Документы (протоколы, акты, расчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств

    Постоянно

    ст. 429

    Документы (протоколы, акты, ведомости) об инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей

    Постоянно

    ст. 427

    О товарно-материальных ценностях — 5 лет

    При условии проведения проверки (ревизии)

    Документы (копии отчетов, заявления, списки, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи

    5 лет

    ст. 415

    Первичные бухгалтерские документы (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные и авансовые отчеты)

    5 лет

    ст. 362

    Договоры о материальной ответственности материально-ответственных лиц

    5 лет

    ст. 457

    После увольнения материально-ответственного лица

    Оборотные ведомости по учету материалов, инвентаря, оборудования

    5 лет

    ст. 361

    При условии проведения проверки (ревизии)

    Кассовая книга ООО «Вираж»

    5 лет

    ст. 362

    Главная книга ООО «Вираж»

    5 лет

    ст. 361

    Карточки учета основных средств

    5 лет

    ст. 459 «д»

    После ликвидации основных средств

    Резерв

    Резерв

    Индекс дела

    Заголовок дела

    Кол-во единиц хранения

    Срок хранения и номера статей по перечню

    Примечание

    07. Планирование, статистика и финансы

    Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»

    Постоянно

    ст. 270

    Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним

    Постоянно

    ст. 271

    Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности

    Постоянно

    ст. 285

    Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности

    Пока не исчезнет надобность

    ст. 288

    Индивидуальные планы работников

    1 год

    ст. 291

    Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов

    5 лет

    ст. 473

    Индивидуальные отчеты сотрудников

    1 год

    ст. 476

    Резерв

    Резерв

    Список Обязательных Кадровых Локально Нормативные Документы В Организации 2019

    Индекс дела

    Заголовок дела

    Срок хранения, № статей по перечню, законодательным актам Наименования подразделений Примечания

    1. Работа с персоналом

    Штатное расписание

    Пост. ст.71а

    Упр. по работе с персоналом

    Список (штатно-списочный состав) работников

    Пост. ст.74

    Упр. по работе с персоналом

    в электронном виде

    Внутренние нормативные акты (положение об оплате труда, социальные программы, кодекс профессиональной этики, положения о защите персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка)

    Пост. ст.27а

    Упр. по работе с персоналом

    Должностные инструкции

    50 л. ст.77а

    Упр. по работе с персоналом

    Приказы по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные

    50 л. ст.19б

    Упр. по работе с персоналом

    Приказы по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков (с заявлениями работников), о командировках

    5 л. ст.19б

    Упр. по работе с персоналом

    Журналы регистрации приказов по личному составу о приеме на работу, о переводе на другую работу, совмещении, о расторжении трудового договора, о премировании, поощрениях, о предоставлении отпусков без сохранения содержания (заработной платы), по беременности и родам, о внесении изменений в персональные данные

    50 л. ст.695а

    Упр. по работе с персоналом

    в электронном виде

    Журналы регистрации приказов по личному составу о применении дисциплинарных взысканий, о снятии взысканий, о предоставлении очередных отпусков, о командировках

    5 л. ст.695ж,з

    Упр. по работе с персоналом

    в электронном виде

    Личные карточки работников (форма № Т-2)

    50 л. ст.658

    Упр. по работе с персоналом

    в электронном виде

    Личные дела руководителей Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.)

    Пост. ст.656а, 666

    Упр. по работе с персоналом

    Личные дела работников Компании (заявления, листки по учету кадров, копии приказов по личному составу и выписки из них, копии личных документов, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, договоры о материальной ответственности и др.)

    50 л. ст.656б, 666

    Упр. по работе с персоналом

    Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

    50 л. ст.695б

    Упр. по работе с персоналом

    в электронном виде

    Трудовые книжки

    До востребования, ст.664

    Упр. по работе с персоналом

    невостребов анные -75 л.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

    75 л. ст.695в

    Упр. по работе с персоналом

    Заявления о выдаче справок с места работы

    5 л. ст.253

    Упр. по работе с персоналом

    в электронном виде

    Графики предоставления отпусков

    1 г. ст.693

    Упр. по работе с персоналом

    в электронном виде

    Описи документов, передаваемых страхователем в Пенсионный фонд РФ для получения страховых свидетельств и сопроводительные ведомости на выданные страховые свидетельства

    5 л. ст.898

    Упр. по работе с персоналом

    Договоры, дополнительные соглашения ДМС с медицинскими страховыми Компаниями и документы к ним

    5 л. ст.909

    Упр. по работе с персоналом

    после истечения срока действия договора

    Договоры с кадровыми агентствами по подбору персонала

    5 л. ст.443

    Упр. по работе с персоналом

    после истечения срока действия договора

    Резюме кандидатов на вакантные должности

    5 л. ст.652, 663

    Упр. по работе с персоналом

    Листы интервью с кандидатами на вакантные должности

    5 л. ст.652, 663

    Упр. по работе с персоналом

    Договоры об обучении

    5 л. ст.443,721

    Упр. по работе с персоналом

    после истечения срока действия договора

    Учебно-методические пособия для обучающих семинаров и тренингов

    До минования надобности ст.712б

    Упр. по работе с персоналом

    Опросные листки по итогам участия в семинарах и тренингах работников Компании

    5 л. ст.708

    Упр. по работе с персоналом

    в электронном виде

    Квалификационные аттестаты, сертификаты работников Компании по обязательному обучению

    До востребования ст.664

    Упр. по работе с персоналом

    невостребованные -75 л.

    Документы (тесты) по определению (оценке) квалификации и индивидуальных качеств работников Компании

    До замены новыми ст.701б

    Упр. по работе с персоналом

    в электронном виде

    Итоговые документы (отчеты, презентации) по проведенным тестированиям

    5 л. ст.705

    Упр. по работе с персоналом

    Списки работников Компании, планируемых для направления на обучение, повышения квалификации

    5 л. ст.719, 733

    Упр. по работе с персоналом

    в электронном виде

    Документы (справки, сведения, отчеты, акты, заключения, предписания) проверок работы с кадрами государственными органами

    Пост. ст.173, 648

    Упр. по работе с персоналом

    Журнал учета проверок государственными органами, их решений, определений, предписаний, актов, заключений

    5 л. ст.176

    Упр. по работе с персоналом

    Документы (списки, заявления работников Компании) о добровольном медицинском страховании (о страховании родственников)

    3 г. ст.913

    Упр. по работе с персоналом

    Переписка со страховыми Компаниями по вопросам страхования работников

    5 л. ст.910

    Упр. по работе с персоналом

    2. Охрана труда

    Инструкции по охране труда и технике безопасности

    Пост. ст.27а

    Гр. охраны труда

    Документы (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест) об аттестации рабочих мест по условиям труда

    45 л. ЭК ст.602

    Гр. охраны труда

    Предписания, акты Государственной инспекции по труду г. Москвы и документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

    5 л. ЭК ст.603

    Гр. охраны труда

    Планы мероприятий по улучшению условий труда работников

    5 л. ст.608

    Гр. охраны труда

    Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

    До замены новыми ст.619

    Гр. охраны труда

    Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности

    5 л. ст.624

    Гр. охраны труда

    Протоколы аттестации по технике безопасности

    5 л. ст.625

    Гр. охраны труда

    Журнал учета профилактических работ по технике безопасности (Журнал учета присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектрическому персоналу)

    10 л. ст.626а

    Гр. охраны труда

    Журнал инструктажа по технике безопасности

    10 л. ст.626б

    Гр. охраны труда

    Журнал проведения аттестации по технике безопасности

    5 л. ст. 626в

    Гр. охраны труда

    Документы (отчеты, акты, заключения, предписания, докладные записки) проверок организации Государственным пожарным надзором

    Пост. ст.173а

    Гр. охраны труда

    Отчеты замеров сопротивления изоляции в офисах

    10 л. ст. 1406**

    Гр. охраны труда

    Переписка по вопросам охраны труда и технике безопасности

    5 л. ЭК ст.605, 607

    Гр. охраны труда

    в электронном виде и на бумажных носителях

    Перечень профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров

    Пост. ст.645а

    Гр. охраны труда

    Сведения об авариях и несчастных случаях

    5 л. (1) ЭК ст.629

    Гр. охраны труда

    (1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человечески ми жертвами, -пост.

    Журнал регистрации несчастных случаев, учета аварий

    Пост. ст.630

    Гр. охраны труда

    Индекс дела

    Заголовок дела

    Кол-во единиц хранения

    Срок хранения и номера статей по перечню

    Примечание

    02. Кадры

    Штатное расписание

    Постоянно

    ст. 71

    Личные дела работников

    75 лет

    ст. 656 «б»

    Графики предоставления отпусков

    1 год

    ст. 693

    Списки работников организации

    75 лет

    ст. 685 «г»

    Списки лиц, подлежащих воинскому учету

    3 года

    ст. 685

    Списки работников, ушедших на пенсию

    5 лет

    ст. 685

    Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины

    3 года

    ст. 694

    Журнал регистрации трудовых договоров

    75 лет

    ст. 695 «б»

    Документы (доклады, отчеты, справки, и др.) о состоянии и проверке работы с кадрами

    Постоянно

    ст. 648

    Резерв

    Резерв

    Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

    Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

    Например:

    • о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)»;
    • о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

    Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

    Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

    Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

    Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

    При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

    • Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
    • На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.
    Поделиться:
    Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

    Adblock detector