Унифицированная форма № Т-10 – бланк и образец

Что представляет собой справка о командировке

При этом не важно, для чего именно работник был командирован – закон не ограничивает работодателей в возможности организации служебных поездок для своих подчиненных при возникновении любой производственной необходимости. Если сотруднику выдается справка о командировке, предполагается, что на предприятии имеются и иные подтверждения того, что она имела место быть:

• приказ начальства или распоряжение об организации служебной поездки;
• уведомление о том, что сотруднику необходимо отправиться в командировку (поручение, служебная записка и пр.);
• заявление сотрудника о выдаче ему денежных средств под отчет;
• служебное задание;
• командировочное удостоверение сотрудника;
• отчет о командировке сотрудника.

Справка может потребоваться для того, чтобы предъявить ее по месту прохождения обучения, в каком-либо государственном учреждении, в управляющей компании. Документ может понадобиться даже для предъявления в коммунальные службы как доказательство того, что единственного жильца не было дома, и коммунальными услугами никто не пользовался. Подобная справка может пригодиться и в суде, чтобы доказать, что человека не было в городе.

Причем справка о командировке может понадобится работнику не только по приезду в компанию, которая направила его в поездку, но и перед отъездом. Например, подобный документ может помочь ускорить процедуру регистрации брака в ЗАГСе.

Для чего нужен документ

Командировочный лист (командировочное удостоверение) выдается сотруднику, направляемому в поездку с целью исполнения служебных обязанностей.

Заполняется удостоверение на унифицированном бланке по форме Т-10 (Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004). При этом действующее законодательство позволяет работодателю составить форму командировочного листа самостоятельно, включив в него необходимые пункты и положения. В данном случае разработанный формат необходимо закрепить в учетной политике и иных локальных нормативно-правовых актах организации.

Где получить справку о командировке

Обычно выдачей подобных справок занимаются сотрудники отдела кадров предприятия. Документ обязаны оформить в течение 3 дней с даты обращения работника. Бумага должна быть подписана нанимателем и заверена печатью учреждения. Информация, занесенная в справку является персональными данными сотрудника, а потому:

• только сотрудник имеет право на свободный доступ к документу (получить готовую справку сможет либо он сам лично, либо его доверенное лицо с оформленной и заверенной доверенностью);
• сведения, содержащиеся в документе, не могут быть переданы третьим лицам и сторонним организациям без согласия сотрудника;
• лица, имеющие доступ к сведениям, будут привлечены к ответственности за их разглашение.

Как составляется справка о командировке

Унифицированной формы справки о командировке не существует, а потому она составляется в произвольном порядке или по образцу, утвержденному внутренними актами компании. Текст справки и содержащаяся в ней информация будет зависеть от того, куда сотрудник намерен ее передать. В тексте документа непременно указываются:

• кому предназначена справка (может быть указан адресат, или прописана общая фраза “по месту требования”);
• название бумаги;
• дата составления справки и порядковый (регистрационный) номер документа;
• место оформления справки;
• текст справки, содержащий в себе информацию о трудовых отношениях работника и работодателя, о времени направления сотрудника в командировку и периоде его пребывания в поездке, о пункте назначения;
• подпись сотрудника отдела кадров и руководителя, печать предприятия.

Как оформить командировку без применения командировочного удостоверения

Командировка

В случае, если организация решила больше не пользоваться упраздненными формами, то нужно зафиксировать отказ от командировочных удостоверений. Из локального акта, каким может быть «Положение о командировках», следует убрать все упоминания об этих формах. И соответственно прописать, что теперь для всех этих целей используется приказ о направлении служащего в командировку.

Также в локальном акте нужно зафиксировать размер суточных, порядок признания и возмещения расходов. В том числе и как должна подтверждаться поездка работника на своей машине.

Информация о выбытии сотрудника в рабочую поездку ранее упоминалась в специальном журнале, где была особая графа для номера удостоверения. Теперь там можно ставить прочерк или не заполнять вовсе.

Служебную поездку нужно подтверждать проездными билетами (например, авиабилеты, билеты на поезд и прочие) к пункту назначения и обратно. Если работник их потерял, то следует обратиться в транспортную компанию для получения копии. Также нужны все чеки и квитанции на гостиницу, съем квартиры, оплату связи и остальные расходы.

В случае когда служащий отправился в командировку на своем авто, то по приезду обратно ему нужно подать служебную записку с датами прибытия-выбытия и подтверждающие документы (кассовые чеки на ГСМ, парковочная квитанция, путевой лист и прочее).

В настоящее время нужны только соответствующие квитанции и авансовый отчет для подтверждения расходов. Если нет квитанций, то придется на эти суммы начислить НДФЛ. Что касается командировочных удостоверений, то суды и раньше признавали, что они не нужны, так как нет такого требования в Налоговом Кодексе.

При расчете базы по налогу на прибыль командировочные признаются расходами, связанными с производством и реализацией. Эти расходы принимаются к учету на дату принятия авансового отчета. До 2015 года удостоверения были нужны для включения командировочных в состав расходов.

Все расходы на поездку должны быть обоснованы экономически. Для этого достаточно, чтобы цель поездки, указанная в приказе, была направлена на получение дохода. Налоговики до 2015 года сами признавали, что в этом плане приказ и командировочное удостоверение по сути дублируют друг друга.

Таким образом, закон однозначно позволяет обойтись без командировочных удостоверений. И это серьезно упрощает документооборот, особенно для малого бизнеса. Но для более крупных предприятий может быть полезным сохранить эту форму для более полного контроля над перемещениями персонала.

Как было указано выше, руководство организации самостоятельно принимает решение об обязанности заполнения и формате документа. Если работодатель заполняет форму Т-10, ему надлежит придерживаться общепринятого порядка заполнения. Унифицированный бланк командировочного листа состоит из лицевой и оборотной сторон. Далее предлагаем инструкцию заполнения каждой из частей листа.

Оборотная часть

На титульной стороне необходимо внести ключевую информацию. Здесь указываются реквизиты самой организации: ее наименование и код ОКПО, а также параметры самого удостоверения (номер и дата).

Далее необходимо заполнить сведения о сотруднике, направляемом в командировку, и рабочей цели поездки. На лицевой части указываются следующие сведения:

• Ф.И.О., табельный номер и паспортные данные (при необходимости) работника;
• структурное подразделение и должность направляемого в командировку;
• данные о принимающей стороне (город, наименование организации);
• целевое назначение поездки;
• длительность поездки с указанием дат начала и завершения командировки и общего количества дней.

Лицевая сторона листа заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии).

На обороте фиксируются все передвижения сотрудника. Здесь принимающая организация проставляет следующие отметки:

• о дате фактического прибытия;
• о дне выбытия.

Таким образом, на обороте отображается фактическое количество командировочных дней. Также в обязательном порядке указываются фамилия, имя и отчество сотрудника и место командировки (город или иной населенный пункт).

Заверяет оборот листа руководитель принимающей организации, и, при использовании, ставится печать учреждения.

Ответы на распространенные вопросы про образец справки о командировке

Вопрос №1: Может ли работодатель передать справку о командировке сразу по месту требования, указанному сотрудником при запросе документа?

Ответ: Нет, сотрудники отдела кадров не имеют таких полномочий.

Вопрос №2: Может ли справка о командировке быть написана от руки, не на компьютере?

Ответ: Да. Главное, чтобы документ содержал в себе все обязательные реквизиты, подпись руководителя и печать организации.

Содержание и образец

Удостоверение по форме Т-10 необходимо заполнять в строгом соответствии с установленными правилами. Ошибки в документе не допускаются. Если при оформлении была допущена неточность, то ошибочные сведения необходимо зачеркнуть одной линией, а верную информацию надписать сверху. Исправления необходимо заверить. Специалист, отвечающий за оформление документа, должен расписаться и поставить печать (при ее наличии в учреждении).

Если работник в рамках одной поездки должен посетить несколько городов или принимающих предприятий, то при проставлении отметок должна строго соблюдаться хронология.