Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Пример «традиционного» заполнения титульного листа трудовой книжки

  1. Постановление Правительства РФ N 225 — правила ведения и хранения трудовых книжек.
  2. Постановление Министерства Труда РФ N 69 — требования к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
  3. Трудовой кодекс: ст. 66 — трудовая книжка (ТК), особенности; ст. 192 – 193 – ответственность за несоблюдение порядка по ведению ТК; ст. 83 – расторжение договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
  4. Письмо Роструда от N 656-6-0 – ответственность за хранение ТК.
  5. Ст. 5.27 КоАП – последствия несоблюдения законодательства относительно ведения, учета и хранения книжек.

Трудовой Кодекс Российской Федерации

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Статья 5.27 КоАП РФ

Письмо Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0

На основании Правил, выдача ТК входит в обязанности руководителя. По его распоряжению назначается сотрудник, отвечающий за их ведение, учет и хранение.

Бывают ситуации, когда служащий просит временно выдать книжку на руки (например, для предоставления в ПФР).

Возможное наказание:

  • для кадровика – за нарушение ст.192-193 Трудового кодекса выплачивается административный штраф 1000-5000 руб.;
  • для руководителя – согласно ст. 5.27 КоАП, взыскание в размере 30000-50000 руб. или остановка деятельности фирмы на 3 месяца.

Даже наличие расписки от сотрудника о возврате документа не освобождает от ответственности.

Как поступить, чтобы избежать негативных последствий:

  • самостоятельно предъявить ТК в требуемые инстанции;
  • предоставить сотруднику нотариально заверенную копию документа.

Предприятие обязано оформлять ТК на каждого сотрудника, проработавшего на постоянной основе больше 5 дней.

Аналогичное требование предъявляется по отношению к тем, кто принимает сезонных, временных или подлежащих социальному страхованию служащих.

Согласно законодательным актам, правила оформления книжек в 2019-2016 году остались неизменными.

Общий порядок заполнения таков:

  • каждая запись нумеруется сквозным типом;
  • вся вносимая информация должна быть на русском языке; если на территории РФ функционирует предприятие из другого государства, допускается дублирование текста на другом языке;
  • нельзя использовать сокращения;
  • дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
  • пишутся арабские цифры, перед одиночными проставляется «0»;
  • все вносимые сведения заверяются печатью организации;
  • разрешенные цвета шрифта: синий, фиолетовый, черный.

Получить ответ на этот вопрос поможет инструкция по заполнению трудовых книжек в 2019 г.

Особые требования предъявляются к тому, как заполнять трудовую книжку. Существует специальная Инструкция, посвященная этому аспекту, которая была утверждена Постановлением Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 года. Есть еще и и специальные образцы записей в трудовую книжку, помогающие специалистам кадрового отдела вносить информацию правильно.

Общие правила заполнения выглядят так:

  • обязательно должен быть указан документ, ставший основанием для занесения информации;
  • записи делаются в течение 7 дней после составления документа, являющегося основанием (это правило не распространяется в случае увольнения работника);
  • текст записи должен быть приведен в соответствие с тем, что изложено в приказе или распоряжении;
  • даты указываются с использованием исключительно арабских цифр (запись в трудовой должна иметь следующий формат: дд.мм.гггг);
  • нельзя сокращать слова, писать их нужно полностью (касается это и оснований, ссылок на трудовой кодекс);
  • внося запись в трудовую книжку, ответственное лицо должно ознакомить с ней работника (соответствующая запись с подписью сотрудника делается и в его личной карточке).

Рассмотрим же, как именно делаются конкретные записи, связанные с конкретными ситуациями.

Награждения и поощрения – отличный стимул для любого работника. Такие моменты приятны для любого человека. Чтобы верно заполнить все документы, необходимо знать, как выглядит образец записи о награждении в трудовой книжке. Этот аспект очень важен, ведь при неправильном внесении данных, запись может быть признана недействительной.

Поощрение всегда является приятным эпизодом в жизни человека. Награждение сотрудника – возможность, данная работодателю. О таких поощрениях обязательно делаются записи в трудовых книжках. Остается только выяснить, какие поощрения заносятся в трудовую книжку. Под эту категорию подпадают:

  • ценные подарки;
  • благодарности;
  • денежные премии;
  • размещение информации о сотруднике на доске или в книге почета.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Сюда же можно отнести государственные награды, грамоты, знаки отличия, дипломы и другие поощрения.

Для любого человека, желающего продвинуться по карьерной лестнице, важен уровень образования. Эта информация располагается на титульном листе. Образование в трудовой книжке прописывается на основании подтверждающих документов (аттестат, диплом).

Если неправильная запись сделана при заведении трудовой книжки, то лучше уничтожить ее и заполнить новую. Законодательство разрешает гражданину завести новую трудовую книжку, если в ней сделана единственная запись о работе на предприятии, а он не проработал там еще больше 3 месяцев.

В этом случае неверная запись зачеркивается, указывается правильное образование. Уже на обложке прописывается, на каком основании были внесены исправления (с проставлением номера и даты выдачи). Внизу указывается подпись ответственного за заполнение трудовых книжек должностного лица и печать.

Согласно ст.16 ТК РФ между исполнителем должностных обязанностей и работодателем возникают отношения в момент подписания приказа о зачислении.

Для заключения трудового договора по букве закона физическое лицо должно представить:

  • свой паспорт (в случае, когда это по любым причинам невозможно – иной документ, удостоверяющий личность);
  • трудовую книжку (если человек устраивается на свое первое место работы, она предоставляется непосредственно организацией работодателем);
  • СНИЛС;
  • все имеющиеся документы об образовании и прочие справки, подтверждающие степень квалификации;
  • военный билет.

Предприятие может выдвигать собственные требования к пакету документов, необходимому для устройства в офис.

Трудовая книжка особенно важна для строго учета занятости. Отвечать за ее сохранность и своевременно заполнение должен сам владелец.

По закону, принимающая его на должность фирма обязуется выдать этот формуляр работнику в двух случаях:

  • При первичном поступлении на работу.
  • Если документ был утерян.

Заполняется трудовая книжка согласно нормам, установленным в ст.66 ТК РФ. Не допускается замена формуляра на любые иные виды документов.

Информация, подлежащая внесению в трудовую книжку, специфицирована в ч.4 ст.65 ТК РФ.

Так, на страницы формуляра в обязательном порядке вносятся личные данные владельца, указывается занимаемая им на предприятии должность, сведения о всех перемещениях внутри предприятия, значительных событиях: награждениях, переводе, увольнении и зачислении.

Там же определено, что трудовая книжка заполняется на русском языке, за исключением особых случаев, когда допускается двойное заполнение для жителей республик, имеющих свой национальный язык.

Алгоритм заполнения формуляра указан в специальном Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Теперь давайте разберем основные моменты по заполнению трудовой книжки.

Оформление трудовой книжки осуществляется согласно специальной инструкции Минтруда. С ее основными положениями полезно будет ознакомиться, чтобы не совершать ошибок, а так же, чтобы убедиться в том, что ведение формуляра производится по всем правилам.

При первом заполнении трудовой на титульный лист обязательно должны быть перенесены следующие данные:

  • Ф.И.О сотрудника, так, как они записаны в предъявленном удостоверении личности.
  • Полная дата рождения.
  • Данные о полученном образовании
  • Если человек имеет диплом специалиста, то, на основании этого документа, вносятся сведения о профессии и специальности.

Трудовая служит наиболее полным и актуальным отражением рабочего пути сотрудника, поэтому все значительные изменения в его трудовой и общественной жизни должны быть зафиксированы на страницах формуляра.

В обязательном порядке отражаются следующие моменты:

  • факт приема сотрудника в штат с указанием точного названия занимаемой на данный момент должности;
  • факт перевода на другую должность, понижения или восстановления в прежней должности;
  • перевод на другое предприятие;
  • нарушение правил предприятия, установленного режима труда;
  • премирование за особые заслуги;
  • смена фамилии и имени;
  • дополнительно полученное образование, курсы;
  • изменения в названии организации работодателя;
  • факт увольнения с указанием причины.

img-prikaz

Графы трудовой книжки заполняются в строгом порядке:

  1. Каждой графе, за исключением раздела «Сведения о работодателе», присваивается порядковый номер.
  2. В соответствии с приказом о внесении изменений проставляется дата в формате число/месяц/год.
  3. Вносится непосредственно информация.
  4. Указывается номер и реквизиты, дата выписки приказа о внесении изменений в формуляр работника.
  1. Заполнение книжки производится ручкой черного, фиолетового или синего цвета.
  2. Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырехзначный.
  3. Вся соответствующая информация вносится на государственном языке Российской Федерации –русском.  В соответствии с пунктом 6 Правил, для отражения сведений дополнительно может быть использован  государственный язык республики, входящий в состав российской федерации. Последний вариант возможен в , случае,  если работодатель располагается на территории  данной республики.
  4. Все данные, в том числе и запись о приеме в трудовую книжку, вносятся не позднее недельного срока после издания  соответствующего приказа.
  5. Сведения вносятся в соответствии с  текстом приказов.
  6. Запись об увольнении  должна быть оформлена в день увольнения.
  7. Работник должен быть ознакомлен с каждой записью, вносимой в трудовую книжку под подпись в личной карточке.
  • Первоначально в третью  графу раздела «Сведения о работе» необходимо внести полное  и сокращенное наименование организации. Наименование должно соответствовать имеющимся учредительным документам  – уставу, учредительному договору или положению.

Что делать, если работник не предоставил свою трудовую книгу при приеме на работу?

Но самое главное, датами и подписями записывают сроки работы работника у того или иного работодателя на конкретной должности, а также причины увольнения, которые могут стать определяющими.

Так или иначе, но именно работодатели должны знать, как правильно оформляется трудовая книжка, ведь в соответствии с законом, ведь именно на них лежит ответственность по её ведению и заполнению, в особенности, если человек начал работать впервые, после учебы, и она у него чистая.

Попросту это значит, что работник никогда раньше не занимался трудовой деятельностью, а это предполагает то, что именно нынешний работодатель должен завести на имя работника трудовую книжку.

Конечно, подобное положение вещей может не слишком радовать работодателя, но повторимся, именно он несет ответственность в равной степени с сотрудником отдела кадров за её заполнение.

В трудовую книжку нельзя вносить сведения, которые касаются места проживания работника, состава его семьи, религиозных убеждений. Вся информация, которая противоречит труду и никак не соприкасается с трудовой функцией работника, по праву считается лишней, а значит, она необязательна к соблюдению и рассмотрению.

Конечно, такое положение вещей дает сконцентрироваться только на трудовой функции работника, однако многие сотрудники отдела кадров по незнанию вносят совсем ненужную информацию о работнике.

Запись в трудовой книжке производится работодателем, с которым у работника в данный момент существуют трудовые отношения.

Эти функции осуществляет специально уполномоченное должностное лицо, назначенное приказом работодателя ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Назначается оно приказом или распоряжением работодателя. Обычно такую ответственность возлагают на конкретного работника кадровой службы или бухгалтера, непосредственно работающего с трудовыми книжками (но не просто на лицо, занимающее должность инспектора по кадрам, например).

Никакая другая организация не вправе вносить записи в трудовую гражданина, не состоящего с ней в трудовых отношениях. Исключение составляют только случаи при оформлении дубликата трудовой: тут записи могут вноситься правопреемниками ликвидированной организации – бывшего работодателя, а также действующим работодателем при внесении записи в этот документ на основании справок о прежних местах его работы.

Поэтому априори мошенническими являются рекламируемые в интернете услуги по внесению записей в трудовые книжки (типа «поможем сделать запись в трудовой книжке» и «подскажем, где это сделать».

Первая запись в трудовой книжке – это практически всегда внесение наименования работодателя. Оно осуществляется таким образом: в графе 3 заголовком указывается полное, а также сокращенное (при его наличии) наименования организации; порядковый номер не ставится (п. 3.1 Инструкции).

Далее в трудовой книжке следует запись о принятии или назначении на работу.

Для этого в графе третьей документа указываются информация о приеме в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если такое условие включено в трудовой договор), название должности (работы), специальности, профессии и квалификации. В графу четвертую записываются дата и номер приказа (распоряжения), по которому работник трудоустроен.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

В этот же раздел вносятся записи о постоянных переводах работника внутри организации, переменах наименования работодателя, присвоении работнику нового разряда (класса, категории), запись о работе по совместительству (по просьбе работника) и запись об увольнении в конце периода работы у данного работодателя.

Эти сведения должны содержать:

  • дату приёма;
  • дату увольнения;
  • сведения о работе;
  • подразделение;
  • разряд или должность;
  • основания приёма или увольнения.

Примеры записей различных профессий, таких как водитель, бухгалтер, колхозник и пр. смотрите тут.

Если закончилась трудовая книжка — как правильно продолжить запись? Ни в коем случае нельзя:

  1. Продолжать вносить записи в ТК, исправив надпись «сведения о награждении» на «сведения о работе».
  2. Вклеивать чистые листы от бланков трудовых или разлинованные на компьютере (от руки) самостоятельно.

Если в трудовой книжке закончились страницы сведения о работе необходимо вшить заполненный вкладыш.

Сроки внесения записей в трудовую книжку: при приёме на работу сотрудника, запись в его книжку должна быть внесена в течение календарной недели или в течение 5 рабочих дней, но не позднее.

При увольнении – в день увольнения, в некоторых случаях – не позднее 3 рабочих дней.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Если приём на работу осуществляется в порядке перевода, запись можно делать в день приёма, так как работодатель обязан осуществить трудоустройство такого работника. Естественно, если должностной переводпроизводится внутри организации – запись необходимо произвести в один день. Им должен быть день перевода.

По требованию работника может быть внесена запись о работе по совместительству. Самостоятельно проявлять такой инициативы не стоит, так как учитываться будет трудовой стаж по постоянному месту работы.

В ТК не вносятся сведения:

  • о больничных;
  • о декретном отпуске и отпуске по уходу за ребёнком;
  • о трудовых отпусках и командировках.

Не вносятся также сведения об испытательном сроке при приёме на работу.

В этом случае используется определённый алгоритм внесения записи после прохождения испытательного срока на основании соответствующего приказа.

Кто вносит запись в трудовую книжку? Сведения могут вноситься руководителем фирмы, кадровым работником, бухгалтером, если на него возложена данная функция. Новые данные вписывается только на основании распоряжения работодателя.

Титульный лист содержит сведения  о личных данных  работника, то есть:

  • ФИО;

  • Дату рождения;

  • Сведения об образовании, специальности и профессии

Также на следующих листах листах указываются сведения:

  • о трудоустройстве и выполняемой работе,
  • о повышении или о переводе на другую должность;
  • о прекращении рабочих отношений;
  • об основании прекращения трудового договора;
  • о награждении за заслуги и успехи в работе;
  • по желанию работника и при наличии подтверждающего документа могут быть внесены сведения о его работе  по совместительству.

Чтобы оформление бланка было правильным, нужно аккуратно заполнить каждую графу. Как правильно сделать запись в трудовой книжке о трудоустройстве?

Если работник трудоустраивается впервые, сначала оформляется титульный лист, в который вносятся его персональные данные. Они в обязательном порядке списываются с паспорта гражданина. Если, при заполнении бланка на этом этапе кадровиком была допущена ошибка, бланк уничтожается, и заводится новый.  Сведения о работнике заверяются подписью кадрового работника, печатью организации. Также свою подпись ставит владелец документа.

Далее заполняются сведения о приеме на работу. Примеры записей в трудовой книжке о трудоустройстве мы приведем ниже. 

Указывается номер по порядку, дата внесения информации. Далее полностью, без сокращений, пишется наименование организации. Указывается данные о приеме на работу. В графе “Основание” указываются реквизиты распоряжения, на основании которого были внесены изменения в бланк. Таким же образом вносятся данные о переводе, увольнении и т.п. Далее вносятся сведения о наградах.

Читайте подробнее о записях трудовой книжки в статье {amp}gt;{amp}gt;{amp}gt;

Ведение трудовых книжек и внесение в них записей регламентируется Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, далее – Инструкция.

Ошибки в трудовой книжке: о чем забыли написать в инструкции

В этом документе подробно изложен порядок внесения всех записей, отражающих трудовую биографию работника. Такой строгий подход объясняется тем, что именно трудовая книжка является основанием для назначения трудовой пенсии.

В Инструкции устанавливаются и требования к оформлению трудовой книжки. Все записи, вносимые в нее, должны быть сделаны перьевой или гелевой ручкой, можно для этого можно использовать и ручку-роллер, в том числе, шариковую. Чернила, паста или гель должны быть свето- и водостойкими, черного, синего или фиолетового цвета.

Записи в трудовую книжку делаются аккуратно, разборчивым почерком. Грамматические ошибки и сокращения не допускаются. Этот важный документ содержит следующую информацию:

  • Сведения о работнике, его фамилию, имя и отчество;
  • О датах приема на работу и увольнения;
  • О выполняемой работе и занимаемой должности;
  • О переводах между подразделениями или на другую постоянную работу;
  • Об основаниях увольнения и прекращения трудового договора;
  • О поощрениях и награждениях, полученных за трудовые достижения (ч.4 ст.66 ТК РФ).

Помимо этого, в трудовую книжку вносятся сведения о факте переименования организации-работодателя или изменении ее организационно-правовой формы.

Важная информация. Сведения о замечаниях и взысканиях в трудовой книжке не отражаются – их вносят только в личную карточку работника. К исключениям относятся случаи, когда в качестве дисциплинарного взыскания применяется увольнение.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Ведение трудовой книжки – обязанность работодателя по основному месту работы.

Выдача трудовой книжки работнику на время

В случае, когда сотрудник работает по совместительству, по его желанию такая запись может быть внесена в трудовую книжку. Но вносится она также по основному месту работы на основании приказа о приеме на работу или выписки из него от того работодателя, где сотрудник числится совместителем.

Запись о том, что сотрудник принят на работу в организацию, должна быть внесена в трудовую книжку не позднее, чем через пять рабочих дней с начала его трудовой деятельности у данного работодателя (ч.3 ст.66 ТК РФ). Порядок внесения такой записи следующий:

  • в графу 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка вписывается полное и сокращенное (при наличии) наименование предприятия. Эта запись порядкового номера не имеет;
  • под наименованием организации, в графе 1 раздела «Сведения о работе» проставляется порядковый номер записи. Нумерация записей в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки сквозная;
  • в графу 2 вписывается дата приема на работу;
  • в графе 3 делается запись о приеме на работу с указанием должности и подразделения, например: «Принят на должность ведущего специалиста отдела автоматизации»;
  • в графе 4 указывают реквизиты приказа о приеме на работу, его дату и номер.
№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
        Общество с ограниченной  
ответственностью “Май”  
5 10 08 2013 Принят в юридический Приказ от
отдел на должность 10.08.2013
юристконсульта №58
№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной
ответственностью “Май”
(ООО “Май”)
5 10 08 2013 Принят в юридический Приказ от
отдел на должность 10.08.2013
юристконсульта №58
№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
Индивидуальный
предприниматель
Панин Сергей Сергеевич
5 10 08 2013 Принят на должность Приказ от
товароведа 10.08.2013
№58
  • Первая графа (заголовок «Номер записи») – проставляется порядковый номер соответствующих фиксируемых данных.
  • Вторая графа (заголовок «Дата») – записывается число, месяц и год внесения соответствующих фиксируемых данных.
  • Третья графа (заголовок «Сведения о работе») – вносится запись о назначении на должность или принятии на работу с указанием конкретного структурного подразделения, профессии и специальности. Также записывается наименование (полное) предприятия и сокращенное название (при наличии) в соответствии с уставными документами.
  • Четвертая графа (заголовок «Наименование, номер и дата документа, являющегося основой для внесения записи») – записываются реквизиты приказа, на основании которого делается соответствующая пометка в трудовой книжке.

Правила оформления записи для увольнения

В соответствии с пунктом 26 Правил, необходимые изменения относительно фамилии, имени, отчества, даты рождения и образования сотрудника, вносятся по последнему месту работы. Для внесения поправок должно быть предоставлено документальное подтверждение,  например: паспорт, свидетельство о браке, о рождении, о расторжении брака и др.

При необходимости внесения изменения фамилии, следует на титульном листе одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию, и внести новые данные. Аналогичный порядок предусмотрен для изменения имени, отчества, даты рождения. Соответствующее указание на документы, послужившие основанием для внесения изменений,  должно быть сделано на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверено  печатью предприятия (п. 2.3 Инструкции).

Изменения  относительно образования, профессии или специальности,  осуществляется путем простого дополнения уже внесенных записей без зачеркивания (п. 2.4 Инструкции).

В случае внесения ошибочной записи, исправление должно производиться по месту работы, где она была внесена.  Исправление по новому месту работы может быть внесено только после предъявления официального документа от работодателя, который допустил ошибку (п. 27 Правил).  Если допустивший ошибку работодатель ликвидирован,  исправление может быть внесено на основании подтверждающего данный факт документа.

Следует помнить, что в раздел, который содержит сведения о работе,  категорически запрещено вносить исправления путем вычеркивания неправильных записей. В соответствии с пунктом 30 Правил, для внесения изменений в данный раздел, необходимо сделать запись о признании ошибочной записи недействительной, после чего внести правильные данные.

Особенно внимательно следует вносить в трудовую книжку записи об увольнении. Причина, по которой было прекращено действие трудового договора с сотрудником, должна быть указана в строгом соответствии с формулировками, изложенными в Трудовом кодексе и соответствующими ссылками на статью, часть статьи, пункт статьи (ст.84.1 ТК РФ).

Заверяем печатью запись в трудовой книжке

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Формулировка записи об увольнении должна точно совпадать с записью в приказе. Запись об увольнении также вносится в раздел «Сведения о работе». Порядок внесения записи об увольнении следующий:

  • в графе 1 нужно поставить порядковый номер записи;
  • в графу 2 вносится дата внесения записи, которая должна совпадать с датой увольнения;
  • в графе 3 указывается причина увольнения работника;
  • в графу 4 вносятся реквизиты приказа об увольнении, его дата и номер.

Под этой записью сотрудник, сделавший ее, указывает свою должность, ставит подпись и печать организации. Под ними должен расписаться сам работник, подтверждая, тем самым, факт ознакомления со всеми записями в трудовой книжке и свое согласие с внесенными записями. Эти строки порядкового номера не имеют.

Особенности фиксации информации заключаются в следующем:

  1. В третьей графе (сведения о работе) – должны записываться данные о названии и организационно-правовой форме предприятия. Если у организации имеется сокращенное наименование, оно должно указываться здесь же в скобках. Сокращенное название должно соответствовать уставным документам (например, если сокращенное название организации указывается без кавычек, в трудовой книжке необходимо его записывать так же). В некоторых случаях организации с большим штатом применяют штамп, на котором оттеснено полное и сокращенное название предприятия. Законодательством это допускается.
  2. В первой графе (номер соответствующей записи) записывается номер по порядку. Главным требованием к его фиксации является то, что запись должна располагаться напротив пустых клеток под названием (то есть номер проставляется не напротив названия учреждения, а на строке с будущим содержанием сведений).
  3. Во второй графе (дата) – указывается число, месяц и год внесения соответствующей записи. Каждое число записывается в отдельной подграфе, согласно правилам, установленным законодательством.
  4. В третьей графе (сведения о работе) – вносится запись о назначении или принятии на работу. Указывается не только должность, профессия и специальность, но и вид трудовой деятельности (основная или совместитель). Во втором случае имеет место внесение записи о совместительстве в трудовую книжку.
  5. В четвертой графе (наименование, номер и дата документа, являющегося основой для внесения записи) фиксируются основные данные об изданном приказе (дата, номер и название).

Пример внесения записи в трудовую книжку: Иванов И. И. принят в ООО «Комфортные условия жизни» на должность секретаря руководителя, что зафиксировано в приказе о приеме на работу от 01.12.2017 № 312-ок. Нужно внести указанные сведения в рабочий документ Иванова И. И.

Внесение записей в трудовую книжку о специальности, должности и профессии осуществляется в соответствии с тем, как указанные сведения записаны в штатном расписании. Эта бумага является неотъемлемым документом в любой организации.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

В некоторых случаях федеральным законодательством определены должности, специальности и профессии, которые сопровождаются предоставлением определенных льгот. В этом случае внесение записи для оформления трудовой книжки осуществляется в соответствии с квалификационными требованиями, указанными в соответствующих документах, утвержденных российским правительством.

Требования квалификационного характера зафиксированы в следующих правовых нормативных актах:

  1. Единый справочник тарифно-квалификационного типа в отношении профессий и работ, которые были утверждены ранее в различных постановлениях Секретариата ВЦСПС и Госкомтруда в СССР. Единый документ был утвержден общим постановлением Секретариата ВЦСПС и Госкомтруда в СССР № 31/3-30 от тридцать первого января 1985 года.
  2. Справочник квалификационного типа по должностям руководителей, служащих и специалистов № 37, который был утвержден постановлением Министерства труда двадцать первого августа 1998 года.

Если внесение записей в трудовую книжку совместителей и основных работников не будет соответствовать указанным требованиям, впоследствии у сотрудника могут появиться проблемы с назначением пенсии. Это касается спорных моментов о зачете определенных периодов работы, связанных с вредными трудовыми условиями, которые могут возникнуть из-за отсутствия зафиксированной должности в соответствующих списках.

Чаще всего проблема внесения ошибочной записи в трудовую книжку связана с непонимание кадровыми сотрудниками различий в понятиях «профессия» и «должность». На практике такие неточности вызывают трудности с дальнейшим расчетом трудового стажа и других показателей.

Если с внесением записи в трудовую книжку об увольнении проблем обычно не возникает, то при трудоустройстве часто допускаются ошибки типа «принят на должность юрист», но это не должность, а профессия (должность – юрисконсульт). В данном случае правильнее будет указать «принят юристом» или «принят на должность юрисконсульт».

В некоторых случаях эти два понятия совпадают, но чаще всего они являются разными. Для разграничения необходимо иметь под рукой вышеуказанные единые справочники по должностям и профессиям. Также полезным правовым нормативным актом будет Общероссийский классификатор должностей, профессий и разрядов (тарифных) № 367. Указанный ОКПДТР утвержден Постановлением государственного стандарта России от двадцать шестого декабря 1994 года.

Изучение сего документа позволит избежать проблем при внесении записей в трудовую книжку, издании распоряжений приказов и заключении трудовых контрактов.

Еще одним проблемным моментом является неверное употребление слов «назначен» и «принят».

Суть данного разграничения состоит в том, что понятие назначения на должность применяется в случаях, когда это необходимо и предусмотрено правовыми нормативными актами или локальными документами организации (положением или уставом). Например, назначить можно руководителя филиала или представительства конкретного предприятия. В остальных случаях применение термина «назначить на какую-либо должность» применять неправомерно.

Также серьезной ошибкой при употреблении указанных слов является то, что кадровые работники их не склоняют при трудоустройстве женщин. Правильное употребление в отношении сотрудников женского пола будет «назначена» и «принята».

В некоторых случаях сотрудники отдела кадров при внесении записи в трудовую книжку о совместительстве или приеме на основную работу не употребляют ни одно из вышеперечисленных слов, указывая в содержании текста «зачислен», что в корне неверно, так как слова с данной семантикой употребляется, только если речь идет о поступлении в учебное заведение.

Следующей ошибкой семантического типа является указание формы договора в содержании приказа, отраженном в трудовой книжке. Например, указание на срок действия договора (если он срочный) или подпись «срочный договор». Такая запись должна содержаться в приказе о приеме на работу, но не в трудовой. Это обусловлено тем, что при внесении записи в трудовую книжку об увольнении будет понятно, что договор был срочным.

Также частой ошибкой семантико-стилистического типа является указание на назначение испытательного срока при трудоустройстве. Эта информация не подлежит фиксации в трудовой книжке, так как она является лишней для такого типа документа.

Несмотря на точные указания в инструкции, определяющей содержание текста при внесении записей в трудовую книжку, многие сотрудники, занимающиеся заполнениями трудовых документов, допускают ошибки и недочеты.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Часто у работодателей при приеме на работу возникает вопрос, что делать, если сотрудник хочет устроиться на предприятие, имея на руках трудовую книжку старой формы. В этом случае кадровые работники должны ориентироваться на Постановление Правительства Российской Федерации № 225, изданное 16 апреля 2003 года в отношении книжек о трудовой деятельности. Этот документ во втором пункте определяет, что новые образцы трудовых книжек применяются с первого января 2004 года.

Если работник трудоустраивается с документом старого образца, он является действительным и замене не подлежит. Книжки о трудовой деятельности были введены в действие в конце семидесятых годов двадцатого века. Поэтому указанное правило действует для работников, которые были трудоустроены на первое место работы до конца 2013 года.

№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной
ответственностью “Май”  
(ООО “Май”)
5 10 08 2013 Принят на должность Приказ от
юристконсульта 10.08.2013
№58

Как правильно вносить записи в трудовую книжку

Трудовую книжку нужно заполнять, опираясь на некоторые очень важные правила. Например, к ним относятся правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были разработаны специально для сотрудников отдела кадров.

Так или иначе, но именно эти правила называются инструкцией для работников отдела кадров (или методическими рекомендациями), а также они содержат полный перечень правил, на которых основывается заполнение трудовой книжки.

Трудовая книжка заполняется или синей пастой или же черной. Больше никакие цвета в заполнении не используются. Лучше обычной шариковой, а не гелевой.

Гелиевая ручка допустима вышеперечисленных цветов и в случае если не будет оставлять грязных отпечатков и подтеков.

Трудовая книжка не может быть заполнена карандашом. Черный цвет и синий допустимы, однако запись должна быть сделана аккуратно.

Допускаются шариковые ручки или же гелиевые ручки которые не оставляют грязи, а вот перьевые ручки неприемлемы так как их чернила долго сохнут.

  • Недопустимы для заполнения трудовой перьевые ручки и фломастеры. Многие пытаются что-то подчеркивать маркерами, но это также недопустимо.
  • Нельзя заполнять трудовую книжку ручками разных цветов.
  • Карандаш не может иметь место в трудовой книжке в соответствии с законом.
  • Красный и зеленый цвет неприемлемы для заполнения, и вы рискуете поменять работнику его трудовую в этом случае.

Если в трудовой будут использованы запрещенные для использования в документе чернила, то в лучшем случае, запись придется исправлять, а в худшем – менять трудовую.

Как и каждый другой документ, трудовая книга имеет свои нюансы оформления и заполнения. Рассмотрим основные из них.

ИП может вносить данные в трудовую книжку на себя самостоятельно в том случае, если он зарегистрирован как юридическое лицо и получил соответствующий статус руководителя организации.

Если ИП совмещает свою деятельность с работой на другом предприятии, то в той фирме на него ведется формуляр как на обычного сотрудника, что не освобождает предпринимателя от обязанности уплаты налога на частный бизнес.

При заполнении ТК вместо названия организации проставляется «ИП», далее указывается полное имя работодателя.

При поступлении на государственную службу трудовая книжка заполняется в обычном порядке, только вместо наименования организации в графе номер 3 указывается структурное подразделение органа государственной власти.

Название должности нового работника указывается в соответствии с реестром должностей государственной гражданской службы.

Согласно закону, вносить любые правки и делать новые записи самостоятельно частное лицо не имеет права. Однако есть исключение.

Если работник был премирован сторонней или вышестоящей организацией и получил приказ о занесении выписки об этом в ТК, но запись об этом факте не была сделана до того, как он уволился с последнего места работы, он имеет право внести данную запись сам, руководствуясь образцом.

Голограмма является дополнительным средством защиты документа от его подделки. Вклеивать ее в ТК не обязательно, однако работодатель может внести данный элемент в формуляр.

Четкое место для вклейки голограммы не указано Законодательством, однако чаще всего она вносится на титульник трудовой книжки.

Нет, печать кадрового отдела в обязательном порядке должна заверять сделанную запись.

В 2019 году стал актуальным вопрос, нужна ли именно печать предприятия? Это необязательно. Она может быть проставлена в том случае, если кадровиков в организации не имеется. Тогда запись заверяется личной печатью директора или официальной – организации.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

При заполнении ТК нужно  соблюдать основные правила их ведения:

  • Сведения вносятся на русском языке. Если делопроизводство ведется на территории автономной республики, данные в бланк вносятся на двух языках – русском и государственном  языке этой республики;

  • Вносится пастой черного или синего цвета;

  • Не допускаются сокращения;

  • При написании дат и порядкового номера используются только арабские цифры

  • Даты пишутся в формате  ДД.ММ.ГГГГ.;

  • Каждая запись должна иметь порядковый номер;

  • все вносимые сведения должны вноситься на основании приаказа работодателя;

  • При ошибочном внесении ошибку необходимо исправить;

  • Все записи в ТК должны быть заверяются печатью организации или печатью отдела кадров;

  • эти правила распространяются и на оформление  вкладышей, которые заводятся, если  закончилась трудовая книжка. Как сделать запись в этом случае, читайте в статье “Вкладыш в трудовую книжку”.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Книжка должна заполняться работодателем лично. Если структура организации предусматривает наличие специального отдела по работе с кадрами или отдельного работника, ведающего кадровым делопроизводством – ответственность вменяется кадровой службе или кадровому работнику.

При этом его деятельность должна курироваться работодателем, так как на него возложена ответственность за работу с документами повышенной отчётности и контроля, к которым относятся трудовые книжки и вкладыши к ним.

Если штатное расписание не предусматривает должности кадровика, все записи делаются уполномоченным лицом, которое назначается приказом руководителя. После этого назначения, специалисту придётся получить информацию о правильном ведении и заполнении ТК и других важнейших документов, так как он будет нести за них ответственность наряду с руководителем.

При внесении в книжку или вкладыш сведений о работе, а также при заполнении титульного листа, записи должны быть внесены аккуратно, без помарок. Для этого у кадровика должна быть шариковая ручка синего, фиолетового или чёрного цвета, которая не мажет, и не слишком бледная.

Запись должна служить долго и быть чёткой. В том случае если она размажется – её придётся восстанавливать. Переписать запись и признать её недействительной, могут и в том случае, если цвет текста сведений будет чрезмерно тусклым, что затруднит его прочтение.

Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил. Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной.

Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? По поводу гелиевых ручек нет прямых указаний на запрет их использования. В то же время, их использование категорически не рекомендуется:

  1. Их использование может привести к порче странички трудовой, где с обратной стороны уже сделаны записи. Гелиевая паста может их повредить, сделав текст неразборчивым.
  2. Гелиевая паста не всегда позволяет сделать запись разборчивой, так как оставляет за собой более широкую бороздку.
  3. Гелиевые пасты сильнее размазываются и даже стираются, что в итоге может привести ТК в негодность.

При ненадлежащем использовании ручки или в случае внесения смазанных, некачественных записей, трудовая инспекция может назначить штраф.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Ни одна запись трудовой книжки не может осуществиться произвольно. Все они строго регламентированы специализированными, утверждёнными законодательно нормами правил и стандартов. Трудовой кодекс, в главах 10 и 11 рассматривает основные положения, касающиеся кадрового делопроизводства. Работа с заполнением трудовой отражается в ст.66 ТК РФ.

Основные положения рассматриваемых норм отражают Правила и Инструкции:

  1. Правила ведения и хранения ТК утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225.
  2. Инструкции по заполнению ТК утверждены Минтруда и соц. развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

Инструкции по заполнению ТК — Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 N 5219)

Правила заполнения трудовой книжки определяют в законодательном порядке все детали, связанные с организационной работой с ТК, а также указывают на то, как, в общем и целом трудовые нужно заполнять и хранить. Правила имеют вид законодательного документа, которым регламентированы практически все действия, производимые с книжками, с вкладышами и бланками трудовых и вкладышей к ним.

Они регламентируют:

  1. Сроки внесения записей.
  2. Характер и полноту вносимых сведений в графах о работе и на титульном листе.
  3. Отсутствие сокращений в записях.
  4. Необходимость ознакомления работника под роспись с вносимыми записями.
  5. Порядок внесения сведений о поощрениях и награждениях.
  6. Порядок приобретения бланков трудовых и вкладышей.
  7. Правила и регламент исправления ошибокв записях.
  8. Вопрос об ответственности за исполнение Правил.

В отличие от Правил, Инструкция определяет нюансы внесения записей, характер их содержания и допустимую форму. Она определяет нормативные фразы, которые можно использовать в тех или иных случаях при внесении записей.

Следование Инструкциям не только необходимо, но и очень удобно, так как основные моменты здесь определены в готовом виде. При внесении записей, нужно только ориентироваться на то, что обусловлено Инструкцией, которая определяет:

  1. Порядок внесения сведений о работе.
  2. Использование сквозной порядковой нумерации, выполненной арабскими цифрами.
  3. Запись дат с применением арабских цифр.
  4. Соответствия даты, внесённой в ТК – первому дню выхода на работу.
  5. Форму сведений о работе, которые вносятся в ТК.
  6. Правильность формулировок и ссылок на статьи Трудового кодекса РФ.
  7. Правильность внесения приказа о приёме (увольнении).
  8. Отсутствие точек при внесении записей.
  9. Отсутствие нумерации при внесении наименования организации.
  10. Отсутствие печати при приёме на работу.
  11. Наличие печати при увольнении с должности.
дата Сведения о приёме на работу, перевод … Наименование № и дата документа …
число Мес. год
Аннинская школа интернат
35 01 09 2015 Принята воспитателем 2 категории в Приказ от 01.09.2015 № 136
дошкольное отделение

Внесение исправлений и изменений

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Если происходит смена фамилии, имении, квалификации работника, то согласно п. 2.3 Инструкции изменения вносятся следующим образом: существующая запись перечеркивается одной чертой, поверх нее вписывается новая информация.

Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, на основании которого было произведено изменение (например, свидетельство о заключении брака). Корректива заверяется подписью работника и печатью предприятия.

Хотя изменения названия организации работодателя никаким образом не влияет на изменение условий труда работника, согласно пункту 2.2 Инструкции эта информация должна быть внесена в трудовую книжку.

Делается это следующим образом:

  • первая и вторая графы записи остаются незаполненными;
  • в третью графу заносится информация об изменении названия организации, где указывается прежнее и настоящее название в полном и сокращенном виде;
  • в четвертой графе проставляется дата и реквизиты документа, на основании которого она делается.

Если требуется исправить запись, сделанную в разделе «сведения о работе», следует помнить, что вычеркивать ее нельзя.

После записи, содержащей ошибку, делается следующая по нумерации запись, проставляется дата внесения, а в графе 3 пишется: «запись №… считать недействительной», после чего следует исправленная, верная запись.

Графа 4 заполняется двумя вариантами:

  • повторно дается сноска на номер и дату приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
  • указывают номер и дату приказа, выданного с целью внесения изменений.

Если в трудовой книжке по каким-либо причинам не была своевременно произведена запись об осуществленных изменениях, работник может обратиться с заявлением к работодателю, представив официальный документ, подтверждающий произошедшее событие, которое необходимо зафиксировать.

При внесении данной записи указывается фактическая дата события. В остальном ТК заполняется по стандартному образцу.

Устные заявления не могут быть основанием для внесения записи задним числом.

Чем грозит внесение записей задним числом? Для работника это может иметь негативные последствия, так как отражается на его стаже и, соответственно, начисление пенсии впоследствии может быть не в его пользу. Таких ситуаций стоит избегать по возможности.

В первую очередь следует различать следующие понятия о трудовых книжках:

  • исправление документа, т.е. внесение любых изменений в него;
  • оформление его дубликата.

В качестве юридических оснований для внесения изменений в трудовую книжку выступают ошибки или неточности в записях об образовании, специальности, профессии сотрудника, не актуальные анкетные данные и т.п. Дубликат оформляется и выдается взамен испорченного, либо утраченного документа.

Следует также отличать внесение изменений, исправлений от аннуляции испорченного бланка – данная процедура предусмотрена для ликвидации последствий некорректного первичного оформления документа. Кадровый работник может из-за неосторожности допустить ошибку во время заполнения им бланка трудовой книжки (неправильно написать фамилию, имя, отчество сотрудника).

Согласно действующему законодательству исправление ошибок, имеющихся на титульном листе, не допускается. Возможно только изменение фамилии при фактической ее смене.

Если же на титульном листе все-таки вкралась ошибка, кадровику необходимо аннулировать испорченный бланк (списать и уничтожить вместе с вкладышами по утвержденному порядку, составить соответствующий акт) и взамен него заполнить новый. При оформлении акта уничтожения к нему необходимо приложить подлинные номера уничтожаемых документов (номера из бланков лучше вырезать заранее и вклеить их в акт). Данный документ будет являться неопровержимым доказательством факта уничтожения испорченных бланков.

Очень часто приходится вносить изменения в анкетные данные работника. Это и вступление в брак или развод с возвращением добрачной фамилии, желание просто сменить имя и многие другие. Прежние, не актуальные сведения аккуратно перечеркиваются одной ровной чертой (чтобы потом зачеркнутую запись можно было легко прочитать), а новые – записываются под или над перечеркнутой строкой.

На этом работа с приведением трудовой книжки в порядок не окончена. Чтобы внесенные изменения обрели юридическую силу, их следует дополнить необходимыми пояснениями на обложке документа с внутренней стороны. В пояснениях указывается наименование, номер, дата выдачи документа, в соответствии с которым кадровым работником были внесены изменения.

Запрещается внесение изменений в трудовую книжку только со слов сотрудника. Изменение даты рождения (и прочих анкетных данных) возможно только при наличии веских оснований. В соответствии с имеющейся Инструкцией документальными основаниями для данной процедуры является паспорт сотрудника, свидетельство об изменении работником ФИО, свидетельство о рождении, о браке, либо о его расторжении и ряд других официальных документов.

Кроме ссылок на документы — основания для внесения изменений в анкетные данные работника, требуется делать ссылки на паспорт.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Еще одной очень частой причиной, из-за которой кадровики вносят дополнения, является получение работником образования, к примеру, освоение новой профессии, специальности. Данная ситуация обычно возникает в случаях приема на работу специалистов со средним или средним специальным образованием. Впоследствии такие сотрудники получают высшее образование (иногда даже второе, третье) и соответствующие данные приходится обновлять и дополнять в трудовой книжке. При наличии существующих записей об образовании они не зачеркиваются, а дополняются новой информацией через запятую.

При обнаружении неверных, неточных записей в трудовой книжке сотрудника, которые были внесены на предыдущих местах его работы, необходимо срочно исправить данные ошибки. В настоящее время изменения в трудовую книжку сотрудника вправе вносить кадровики на новых местах его работы.

Основаниями для внесения изменений могут выступать только официальные документы, такие как копии приказов, выписки, справки из личной карточки и лицевого счета и пр. Данные документы обязаны представить работодатели, допустившие ошибку.

Неверные записи, внесенные кадровиками в такие разделы, как «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», должны признаваться недействительными в установленном порядке. Не допускается зачеркивание, замазывание корректорами или подделывание подобных записей.

Как исправляются неверные записи в трудовых книжках:

  • указывается порядковый номер (следующий в данном разделе);
  • вписывается дата внесения новой записи;
  • делается запись следующего содержания «Запись за номером (указывается порядковый номер) недействительна» в 3-й графе;
  • вносится правильная запись;
  • повторяется номер приказа, по которому вносилась неправильная запись в трудовую книжку, в 4-й графе.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

При ошибке в самом приказе (впоследствии отмененном), данные в 4-й графе дополняются записью с содержанием даты, номера приказа, отменившего ошибочный документ. Тем самым исправляются ошибочные и неточные записи: о приеме работника на работу, его переводе или увольнении, сведения о награждении.

По данной схеме также исправляются записи о незаконном увольнении и переводе сотрудника (достаточные для вынесения подобного решения полномочия имеются у суда, КТС, Рострудинспекции, а также самого работодателя).

Если приказ об увольнении сотрудника или его переводе признается недействительным, работник вправе потребовать замены его трудовой книжки путем выдачи дубликата вместо исправления неверной записи. В таком случае кадровику необходимо оформить дубликат документа с отсутствием неверной записи.

Процедура внесения изменений в трудовые книжки очень проста. Однако нередко исправления неверных записей в данном документе сопровождаются неординарными случаями, например, это могут быть исправления в трудовых книжках, с неточностями или ошибками, которые «всплывают» через большой промежуток времени, либо сразу после увольнения сотрудника.

При обнаружении неправильной записи спустя несколько лет (в случае, если после нее были внесены другие записи или отметки), она исправляется стандартным способом.

В 1-й свободной графе указывается номер по порядку (к примеру- 7) и делается следующая запись о признании неправильной записи недействительной (указывается ее номер, например, 3, и ссылка на соответствующий документ).

При внесении исправления по копии документа другого работодателя, в обязательном порядке указывается, на чей конкретно документ делается ссылка. В подобных случаях датой изменения считается не дата, указанная под неверной записью (из-за нарушения хронологии), а дата внесения исправительной записи.

Единственный способ все исправить – считать запись в трудовой книжке недействительной.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Для этого в графах таблицы «Сведения о работе» пишется:

  • №1 – порядковый номер записи;
  • №2 – дата внесения исправления;
  • №3 – информация о признании записи недействительной.

Затем записываются достоверные данные. В последней колонке отмечаются реквизиты документа, на основании которого сделаны исправления.

Иногда при заполнении документа может быть сделана ошибка. Ее необходимо исправить. Например, в случае, если была допущена ошибка при внесении информации о приеме на работу, необходимо сделать следующие действия:

  • Под ошибкой в нужной графе следует указать номер новой записи по порядку,

  • Поставить дату, на которую вносятся исправления

  • В графе “Информация о работе” вписать формулировку: «Запись за номером таким-то недействительна (и далее правильную информацию)».

Согласно Инструкции, все исправления нужно вносить без зачеркиваний и подчисток.

Запись водителя автобуса в трудовой книжке

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Запись в трудовой книжке специалиста по реставрации

Какой ручкой заполнять трудовую книжку?

Трудовая каждого работника должна содержать определённые сведения о нём, которые указываются на титульном листе:

  • личные данные (Ф.И.О.);
  • дата рождения;
  • образование;
  • специальность;
  • дата заполнения.

Фамилия, а также сведения об образовании и квалификации должны быть актуальны на момент заполнения трудовой.

Если владелица трудовой вышла замуж, что повлекло

изменение фамилии

, то её надлежит вписывать в соответствии с паспортом.

Титульный лист – идентификатор принадлежности. Внутри ТК расположены графы, которые требуют надлежащего заполнения. В них вносятся сведения о работе, а также сведения о переименовании организации и других реорганизационных мероприятиях.

Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом? В некоторых случаях запись вносится «задним числом». В этом нет ничего удивительного, если учесть, что записи могут вноситься в течение 5 рабочих дней после приёма работника.

Главное, чтобы дата в графе не отличалась от указанной в трудовом договоре даты.Если, судя по документам, работник не вызывает доверия, вполне целесообразно сделать запись в трудовую книжку на пятый день, но не раньше.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

На практике часто встречаются случаи, когда недисциплинированные работники не выходили на работу на второй или третий день. А сделанная запись оказывалась бременем на совести у работодателя.

Но если запись уже внесена, придётся вносить сведения об увольнении за прогул, опираясь на правила увольнения.

Особые правила заполнения ТК предусмотрены для директоров, генеральных директоров и индивидуальных предпринимателей, которые являются учредителями организаций.

Нередки случаи, когда работник умирает не выходя на пенсию. В этом случае ТК также оформляется в соответствии с определённым алгоритмом. В неё вносится запись о смерти, а книжка выдаётся родственникам умершего работника или передаётся в архив.

Внесение исправлений и изменений

Для внесения первой записи в трудовую книжку, которая заводится на предприятии работодателем или уполномоченным лицом, нужно соблюдать определённые требования. Сведения вносятся на основании документов:

  • паспорта;
  • диплома или свидетельства;
  • справок, сертификатов и т.п.
дата Сведения о приёме на работу, перевод … Наименование № и дата документа …
число Мес. год
01 01 09 2015 Учёба в Орском государственном Диплом АХ 345678
педагогическом институте с 01.09.11 по
30.06.15
МБОУ детский сад № 356 «Солнышко»
02 01 09 2015 Принята воспитателем подготовительной Приказ от 31.08.15 г. №114
группы второй категории

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Если до поступления на работу, гражданин проходил службу в Вооружённых Силах РФ, то первой записью, также вносимой под порядковым номером №1, будет запись о прохождении службы.

дата Сведения о приёме на работу, перевод … Наименование № и дата документа …
число Мес. год
1 01 10 2015 Служба в вооружённых силах Российской Военный билет
Федерации с 20.09.2014 по 24.09.2015 СТ № 987654
Общество с ограниченной ответственностью
«Гран» (ООО «Гран»)
2 01 10 2015 Принят помощником мастера по перетяжке Приказ от 01.10.2015
мягкой мебели № 77-К

После внесения сведений об образовании или службе в армии, вносится наименование организации без порядкового номера, а далее – первая запись о приёме на работу. Если же устраивающийся на работу гражданин:

  • нигде не работал;
  • не обучался;
  • не служил в ВС РФ,

то эти (и другие) сведения не указываются.

Некоторые малоопытные кадровики полагают, что по поводу предшествующей трудовой истории гражданина обязательно нужно объясниться.

Поэтому они совершенно неправомерно вносят в трудовую запись за №1 о том, что до поступления на работу трудового стажа не имел. Эта глубоко ошибочная запись не должна присутствовать в документах за своей нецелесообразностью.

Если впервые трудоустроившийся гражданин по факту не имел стажа, то это должно быть видно из контекста, в силу отсутствия записей. В этом случае за №1 должна быть непосредственно внесена запись о поступлении на работу.

дата Сведения о приёме на работу, перевод … Наименование № и дата документа …
число Мес. год
Общество с ограниченной ответственностью
«Гран» (ООО «Гран»)
2 01 10 2015 Принят помощником мастера по перетяжке Приказ от 01.10.2015
мягкой мебели № 77-К

Обратите внимание, если должность не требует квалификации, а в организации отсутствуют подразделения – информация о работе не будет их содержать.

В книжку вносится информация как о поощрениях и награждениях, так и о дисциплинарных нарушениях. Она должна вноситься на основании приказа. В том случае, если издан приказ о награждении, а запись не внесена – инспекторы ГИТ назначат правомерный штраф. Штрафные санкции сами по себе являются наказанием и в ТК не вносятся.

Другие нарушения могут быть внесены, в зависимости от того, что они собой представляют. Например, практически всем кадровикам известно, что внесение записи об увольнении на основании допущенных нарушений производится на основании «статьи».

То есть при увольнении такого работника в основаниях указывается, что он «уволен за прогулы», «уволен по дисциплинарному взысканию» и т.п. Такого типа увольнения обязательно должны сопровождаться документами:

  • актами;
  • докладными или служебными записками;
  • объяснительными;
  • решением КТС или дисциплинарной комиссии.

По своей прихоти подобные записи в трудовую книжку работодатель вносить не имеет права.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Выговор в книжку не заносится (также как и замечание) В качестве дисциплинарного взыскания он может вноситься в личное дело, в соответствии с приказом и надлежаще оформленными документами.

Срок его действия 1 год.

В графе профессия, специальность указывается квалификация:

  • по диплому;
  • по курсам общим объёмом не менее 70-100 учебных часов;
  • по опыту работы.

Эта информация всегда должна быть актуальна. Если работник устраивается по специальности, которая не отражена в сведениях о профессии, её нужно добавить, вписав через запятую к уже имеющимся сведениям.

В книжке обязательно необходимо отражать сведения, которые имеют льготный характер при выходе на пенсию. Для этого необходимо использовать Классификатор профессий и квалификационные справочники, делая записи в точном соответствии с установленными в нём нормативами.

Также обязательно должен быть указан характер работ, который предполагает постоянную работу, работу на время декретного отпуска, сезонную работу и т.п. Другие малозначимые сведения в ТК не указываются, но могут в подробностях прописываться в трудовом договоре.

Обязательны указания на то, в какой должности и в какое подразделение принимается работник. Работа вахтовым методом относится к такой информации, указание которой, по мнению многих работодателей, не требуется. Но это мнение неоднозначно.

Ведь вахта – это не только условия работы, это определение места работы в отсутствии иной отсылки на подразделение. Поэтому указание на вахтовую работу уместно в двух случаях:

  1. По желанию работника.
  2. По необходимости, вместо указания иного подразделения.

Если в трудовой книжке работника нет записи об увольнении с предыдущей работы

Увы, формально это подтверждает, что трудовые отношения между работником и работодателем не прекращены. С таким работником можно заключить договор только по совместительству. Но если же предприятие было ликвидировано, работник кадровой службы вносит запись об увольнении на основании документа, представленного работником, к примеру, приказа о прекращении трудового договора.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Если же подтверждающих документов нет, работодатель по новому месту работы не может внести в трудовую книжку работника пропущенную запись об увольнении с прежнего места работы. В таком случае работник может обратиться в суд.

Первая часть семьдесят пятой статьи Трудового кодекса определяет, что при перемене собственника организационного имущества в течение трех месяцев допускается расторжение трудовых контрактов с определенным кругом работников. В этот круг на основании пятого пункта первой части восемьдесят первой статьи Трудового кодекса входят руководитель предприятия, заместители руководителя и главный бухгалтер. Расторжение трудовых соглашений с другими категориями сотрудников по инициативе нового собственника невозможно.

Согласно нормам пятой части семьдесят пятой статьи Трудового кодекса, если речь идет об изменении подчиненности или подведомственности, а также о реорганизации, трудовые контракты с сотрудниками расторжению по указанным основаниям не подлежат.

В любом из указанных случаев законодательство дает работнику право на расторжение рабочего контракта из-за отказа сотрудника от продолжения рабочей деятельности (на основании шестого пункта первой части семьдесят седьмой статьи Трудового кодекса РФ). Если работник не возражает работать у нового собственника, в его книжку о трудовой деятельности вносится запись, как при переименовании организации.

Если при смене собственника или по другим основаниям своевременно не была сделана соответствующая запись, сотрудниками службы кадров осуществляется внесение пропущенных записей в трудовую книжку.

Правильное заполнение трудовой книжки является гарантом того, что при расчете трудового непрерывного, страхового и общего типов стажа не возникнет вопросов и разногласий. Также отсутствие ошибок в заполнении книжки о трудовой деятельности позволит избежать проблем с Пенсионным фондом при обращении за назначением и начислением пенсии.

Закон устанавливает четкие сроки внесения информации в трудовую книжку.

Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ трудовые книжки работников (за исключением совместителей) ведутся работодателем на каждого работника, проработавшего у него более 5 дней. Следовательно, не позднее пятидневного срока работодатель обязан завести работнику трудовую книжку (если он прежде ее не имел или утратил) и во всех случаях внести в этот срок запись о приеме на работу.

Записи о переводах, изменениях в наименованиях, награждениях делаются работодателем в недельный срок, а при увольнении – в этот же день (п. 10 Правил).

Вносить ее необходимо в соответствующий раздел бланка трудовой книжки, а сами ее формулировки должны соответствовать закону и приказу (распоряжению) работодателя.

Для всех разделов трудовой книжки есть общие правила:

  • даты записываются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Так, если работник принят на работу 21 ноября 2016 г., в трудовой пишется: “21.11.2016”;
  • все записи должны производиться аккуратно, ручкой или чернилами установленных цветов (черным, синим или фиолетовым);
  • любые сокращения неприемлемы (так, запрещено писать “пр.” вместо “приказ”, “расп.” вместо “распоряжение” и т.д.);
  • записи должны иметь порядковый номер (в пределах своего раздела);
  • зачеркивание внесенных неточных, неправильных или других признанных недействительными записей в трудовой недопустимо, за исключением раздела «Сведения о работнике».

Когда делается отметка по решению суда?

Записи не должны нарушать порядковые номера. Если такое произошло, внесение записи должно опираться на общий алгоритм исправления ошибки в ТК. То есть под очередным порядковым номером нужно внести запись о том, что была допущена ошибка (пропущена запись), а под следующим очередным номером внести её.

Но такие действия нельзя производить произвольно. Для того чтобы такая ошибка была исправлена, необходим специальный приказ и основания для исправления. Если запись была пропущена другим работодателем, необходимо:

  1. Сделать запрос по факту допущенной ошибки.
  2. Получить от виновного в ошибке необходимые документы.
  3. Принудить его исправить допущенную ошибку.

Имейте в виду, что ошибку должен исправлять допустивший её работодатель. В некоторых сложных случаях добиваться исправления ошибки приходится через суд. Произвольное вмешательство недопустимо.

Это очень важно, так как пропущенная запись может появиться в двух случаях:

  1. По ошибке одного из работодателей.
  2. В случае мошеннических операций с трудовой книжкой со стороны самого работника.

В обоих случаях надлежит проявить бдительность и осторожность.

Для удобства приведем таблицу.

На какую статью ссылаемся Обоснование
Ст.77 ТК РФ Согласно п.15 Правил и п.5.2 Инструкции при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.
Ст.81 ТК РФ Согласно п.16 Правил и п.5.3 Инструкции при расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Ст.83 ТК РФ Согласно п.17 Правил и п.5.4 Инструкции при прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
Другая статья ТК РФ или иного федерального закона Согласно п.18 Правил и п.5.5 Инструкции при прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Типичные ошибки

На практике распространенная ошибка – указание иных статей, чем предусмотрено Правилами и Инструкцией. Например:

  • вместо ссылки на п.3 ч.1 ст.77 ТК РФ (расторжение трудового договора по инициативе работника) делают ссылку на статью 80 ТК РФ (очень распространенная ошибка);
  • вместо ссылки на п.1 ч.1 ст.77 ТК РФ (соглашение сторон), делают ссылку на статью 78 ТК РФ;
  • вместо ссылки на п.2 ч.1 ст.77 ТК РФ (истечение срока трудового договора) делают ссылку на статью 79 ТК РФ;
  • и др.

Внимательнее выбирайте статью, на которую ссылаетесь, делая запись об увольнении в трудовой книжке. Согласуйте свой выбор с Правилами и Инструкцией.

Если суд постановил оставить какую то запись в трудовой книжке, то делает это непосредственный работодатель или сотрудник отдела кадров с соблюдением всех установленных законом требований.

Переносы в трудовой книжке лучше не использовать, если вы чувствуете, что слово не поместится, изначально пишите его на новой строке.

Сокращения также нежелательны.

Заключение

Как видите, заполнять трудовую совсем не сложно, если основываться на общепринятых правилах и быть внимательными.

В нашей стране существует множество профессий и каждая может иметь индивидуальное отражение в трудовой книжке. Сотруднику отдела кадров не стоит забывать об этом, поэтому потрудитесь хотя бы бегло изучить основные правила ведения и заполнения трудовых книжек. Возможно, это вам очень поможет в жизни.

Работа с ТК – очень кропотливое занятие, требующее бережного отношения к документу. В этой работе регламентированы практически все формы внесения записей, а малейшие недочёты будут подлежать исправлению, и могут наказываться инспекцией по труду.

Заблаговременно обнаруженная неправомерная запись будет чревата штрафами для работодателя, с вытекающими административными последствиями для кадрового работника.

img

Несмотря на разнообразие возможных записей в трудовую книжку, все они имеют много общего, а расходятся, в основном, только в формулировках.

Время воинской службы

Согласно положениям федерального закона № 53 от 28 марта 1998 года, регулирующего особенности прохождения военной службы и осуществления воинской обязанности. Сюда же включается время службы в ОВД, в службе МЧС противопожарного направления, органах и учреждениях уголовно-исполнительного типа, органах полиции в сфере налогов, таможне, органах наркоконтроля.

Примером может служить следующая запись: “Юрисконсульт ООО «Комфортные условия жизни» Иванов И. И. был направлен работодателем на курсы по повышению квалификации в Российскую Академию профессиональной подготовки и повышения квалификационного уровня работников юридического направления по программе «Нововведения в законодательстве об авторском праве». После окончания обучения ему выдали свидетельство о повышения квалификационного уровня № 645 от 30.12.2017.

В некоторых случаях в трудовую книжку вносятся иные записи, если это установлено правовыми нормативными актам. Например, если гражданин был принят в организацию для выполнения работ исправительного типа без ограничения свободы, в книжку вносится запись о том, что данный трудовой период деятельности не включается в трудовой непрерывный стаж (22-й пункт Правил).

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

Adblock detector